Artikel 1. De vereniging

De vereniging Oosterse Afrikaanse Kring, (afgekort OAK), gesticht op 13 december 1960, is de faculteitskring van de opleidingen, Afrikanistiek, Arabistiek, Indologie en Sinologie aan de Universiteit Gent
OAK is opgericht voor onbepaalde duur. Zij kan te allen tijde worden ontbonden.

Artikel 2. Belangeloos doel en voorwerp

Artikel 2, sectie 1: Belangeloos doel van de vereniging

De vereniging stelt zich tot doel:

Het vertegenwoordigen van haar studenten ten aanzien van de universitaire instanties;
Het zetelen in diverse opleidingscommissies
Het organiseren en verlenen van activiteiten en diensten die haar studenten en leden ten goede komen.

Artikel 2, sectie 2: Voorwerp: activiteiten van de vereniging

Tot de concrete activiteiten waarmee de doelstelling van de vereniging wordt verwezenlijkt, behoren onder meer:

Het organiseren van de boekenverkoop, het verdelen van cursusmateriaal en syllabi;
Het organiseren en ondersteunen van diverse activiteiten, zoals daar zijn:
Sportactiviteiten;
Muziekevenementen;
Met de opleiding verband houdende reizen;
Het uitgeven van een maandblad (de “Kalima”, Arabisch voor “woord”);
Het organiseren van quizzes, bals, cantussen en fuiven.

Artikel 2, sectie 3: Waarden van de vereniging

De vereniging handelt conform de beginselen en gedragscodes uit art. 3 van het UGent Reglement betreffende de Studentenverenigingen goedgekeurd door het Bestuurscollege van 25 november 2022 (hierna: UGent Reglement betreffende de Studentenverenigingen).

Artikel 3. Lidmaatschap

Artikel 3, sectie 1: Vaste leden

De vaste leden zijn de studentenverenigingen die opgenomen zijn in het konvent.

Er zijn minstens vijf vaste leden.

Als vast lid kan tot de vereniging toetreden, elke studentenvereniging die aan de volgende voorwaarden voldoet:

1° De studentenvereniging wordt erkend door de UGent en handelt conform het UGent-Reglement betreffende de Studentenverenigingen.

2° De doelstellingen van de studentenvereniging, kandidaat-lidvereniging mogen niet substantieel overlappen met de doelstellingen van een of meer andere lidverenigingen.

Om opgenomen te worden in een konvent dient de kandidaat-lidvereniging een gemotiveerde erkenningsaanvraag in bij de studentenbeheerder.

De Algemene Vergadering zal beslissen over de aanvaarding van de kandidaat-lidvereniging op de eerstvolgende Algemene Vergadering. Op deze vergadering dient minstens 2/3 van de stemgerechtigde leden aanwezig of vertegenwoordigd te zijn. De beslissing wordt genomen met een 2/3 meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde leden van de Algemene Vergadering. De kandidaat-lidvereniging treedt, als vast lid toe tot de VZW, na bekrachtiging van de beslissing van de Algemene Vergadering door de directeur Studentenvoorzieningen of het universiteitsbestuur.

Artikel 3, sectie 2: Aangesloten leden

De aangesloten leden zijn de leden van de bij het konvent aangesloten studentenverenigingen, die aansluiten om te genieten van de activiteiten van de vereniging.

Artikel 3, sectie 3: Uittreding van leden

Vaste leden kunnen op elk ogenblik uittreden als lid door een schriftelijke melding (per e-mail of brief) te richten aan het Bestuur. Het ontslag gaat onmiddellijk in vanaf ontvangst van het ontslag.

Aangesloten leden kunnen op elk ogenblik uittreden als lid door een mondelinge of schriftelijke melding (per e-mail of brief) te richten aan het Bestuur. Het ontslag gaat onmiddellijk in vanaf ontvangst van het ontslag.

Artikel 3, sectie 4: Opschorting van lidmaatschap

Een vast lid dat in strijd handelt met de beginselen, rechten en vrijheden uit artikel 3 van het UGent Reglement betreffende de Studentenverenigingen, tot dergelijke handelingen aanzet of beoogt bij te dragen tot de legitimering ervan, dat de algemene doelstellingen uit artikel 2 van het UGent Reglement betreffende de Studentenverenigingen en/of deze statuten schendt, dat het huishoudelijk reglement van studentenhuis De Therminal niet naleeft, dat de activiteiten van een andere vereniging saboteert of hindert, dat niet langer voldoet aan de erkenningsvoorwaarden of dat de toegekende subsidies oneigenlijk gebruikt, kan door de Algemene Vergadering worden geschorst voor een periode van maximaal zes maanden, telkens hernieuwbaar voor een periode van drie maanden.

Beslissingen kunnen enkel geldig genomen worden met 2/3 van de aanwezige (of geldig vertegenwoordigde) stemmen op een Algemene Vergadering waar minstens 2/3 van de vaste leden aanwezig (of geldig vertegenwoordigd) is. Bij gebrek aan voldoende aanwezige (of geldig vertegenwoordigde) stemgerechtigden kan geen stemming plaatsvinden en wordt de vergadering ten vroegste vijftien kalenderdagen later opnieuw samengeroepen. Op deze (tweede) vergadering kan geldig gestemd worden, ongeacht het aantal aanwezigen (of geldig vertegenwoordigden).

Artikel 3, sectie 5: Uitsluiting

Een vast lid dat flagrant in strijd handelt met de beginselen, rechten en vrijheden uit artikel 3 van het UGent Reglement betreffende de Studentenverenigingen, tot dergelijke handelingen aanzet of beoogt bij te dragen tot de legitimering ervan, dat de algemene doelstellingen uit artikel 2 van het UGent Reglement betreffende de Studentenverenigingen en/of deze statuten flagrant schendt, dat het huishoudelijk reglement van studentenhuis De Therminal herhaaldelijk niet naleeft, dat de activiteiten van een andere vereniging kwaadwillig of gewelddadig saboteert of hindert, dat niet langer voldoet aan de erkenningsvoorwaarden indien de lidvereniging zich, na een periode van schorsing conform artikel 3, sectie 4 hiervόόr, niet in orde heeft gesteld, dat de subsidies flagrant oneigenlijk gebruikt of dat substantieel of herhaaldelijk niet in orde is met het jaarverslag kan, op vraag van het Bestuur worden uitgesloten door de Algemene Vergadering.

Aangesloten leden die handelen in strijd met de doelstellingen van de vereniging kunnen door een eenzijdig besluit van de Algemene Vergadering worden uitgesloten van het lidmaatschap.

Artikel 4. De Algemene Vergadering

Artikel 4, sectie 1: Samenstelling

De Algemene Vergadering bestaat uit de vaste leden. Aangesloten leden maken geen deel uit van de Algemene Vergadering.

Elk vast lid wordt vertegenwoordigd door de voorzitter van deze lidvereniging, die zich in geval van verhindering kan laten vervangen door een ander lid van het bestuur van het vast lid.

Alle vaste leden hebben stemrecht. Elk vast lid heeft één stem.

De Algemene Vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van het Bestuur van de vereniging. Indien deze belet of afwezig is, wordt de vergadering voorgezeten door de ondervoorzitter van het Bestuur of bij diens afwezigheid, door een door de Algemene Vergadering aan te duiden persoon.

Een lid kan zich door een ander lid op de Algemene Vergadering laten vertegenwoordigen.

Elk lid kan maximum 1 (één) volmacht dragen of een lid kan slechts houder zijn van één volmacht. De volmacht moet schriftelijk (inclusief e-mail) worden gegeven.

Artikel 4, sectie 2: Waarnemers

Waarnemers kunnen, mits toestemming, de Algemene Vergadering bijwonen en zich tot de Algemene Vergadering richten.

Artikel 4, sectie 3: Bevoegdheden

De volgende bevoegdheden kunnen exclusief door de Algemene Vergadering worden uitgeoefend:

De wijziging van de statuten;
De benoeming en de afzetting van de bestuurders en, desgevallend, het bepalen van hun bezoldiging;
Het beoordelen van de verenigbaarheid van de doelstellingen en activiteiten van de kandidaat-leden in het kader van een erkenningsaanvraag en het aanvaarden van leden;
Het tijdelijk schorsen of uitsluiten van leden;
Het bepalen van de interne budgetverdeling;
Het ontbinden van de vereniging;
Het opstellen en wijzigen van het intern reglement;

Artikel 4, sectie 4: Oproepingen

Het Bestuur roept de Algemene Vergadering bijeen in de gevallen bepaald bij de statuten of wanneer ten minste 1/5 van de vaste leden het vraagt.

De Algemene Vergadering moet minstens eenmaal per jaar worden bijeengeroepen.

De oproeping wordt minstens 15 dagen voor de datum van de Algemene Vergadering naar alle vaste leden en bestuurders verstuurd, per e-mail.

De Algemene Vergadering wordt door het Bestuur bijeengeroepen. De oproeping, die plaats, dag en uur van de vergadering vermeldt, bevat de agenda, die wordt vastgelegd door het Bestuur. Elk punt dat wordt aangebracht door een vast lid, moet eveneens op de agenda worden vermeld. Dit onderwerp moet tenminste 5 (vijf) dagen voor het tijdstip van de Algemene Vergadering per e-mail aan het Bestuur bezorgd worden.

Het Bestuur kan toelaten dat leden vanop afstand kunnen deelnemen aan de beraadslaging van de Algemene Vergadering, via een elektronisch communicatiemiddel. Indien het Bestuur deze mogelijkheid voorziet, worden bij de bijeenroeping de procedures tot deelname op afstand omschreven.

Artikel 4, sectie 5: Quorum en stemming

Om op een geldige manier te beraadslagen moet minstens ½ van de stemgerechtigde leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn op de Algemene Vergadering.

Beslissingen worden genomen met een gewone meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde stemgerechtigde leden, behalve wanneer de statuten dit anders voorzien. Bij staking van stemmen wordt het voorstel geacht verworpen te zijn. Onthoudingen worden niet meegerekend.

Bij gebrek aan een voldoende aantal aanwezige of vertegenwoordigde stemgerechtigden, kan geen stemming plaatsvinden en wordt de vergadering ten vroegste 15 kalenderdagen later opnieuw samengeroepen. Op deze tweede vergadering kan gestemd worden ongeacht het aantal aanwezigen of vertegenwoordigen.

De wijziging van de statuten vereist een beraadslaging in een buitengewone Algemene Vergadering die voldoet aan het quorum van 2/3 van de stemgerechtigde leden. Ingeval op de eerste vergadering minder dan 2/3 van de stemgerechtigde leden aanwezig of vertegenwoordigd is, kan een tweede vergadering bijeengeroepen worden die rechtsgeldig kan besluiten ongeacht het aantal aanwezige leden. De tweede vergadering mag niet binnen de 15 dagen volgend op de eerste vergadering worden gehouden. De statutenwijziging wordt aangenomen indien ze wordt goedgekeurd door 2/3 van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden. Wanneer de statutenwijziging betrekking heeft op het belangeloos doel of voorwerp van de vereniging is er een 4/5 meerderheid van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden vereist. Onthoudingen worden niet meegerekend. Statutenwijzigingen hebben uitwerking na goedkeuring door het universiteitsbestuur, desgevallend bekrachtigd door de Algemene Vergadering.

Een vast lid dat niet op de Algemene Vergadering aanwezig kan zijn, kan door een ander vast lid worden vertegenwoordigd. Elk lid kan maximaal 1 (één) volmacht dragen. De stemming gebeurt door afroeping, door handopsteking of indien gevraagd door een vast lid aanwezig, door geheime stemming per stembrief. Bij stemming over personen zal de stemming steeds geheim zijn.

Er worden notulen opgesteld en ondertekend door een lid van de Algemene Vergadering.

Artikel 4, sectie 6: Verslag

Er wordt verslag gedaan van de beslissingen van de Algemene Vergadering. Elk vast lid heeft recht op inzage van de notulen. Daarnaast worden de vaste leden op de hoogte gebracht van de beslissingen van de Algemene Vergadering door toezending van een kopie van de originele verslagen van de Algemene Vergaderingen via mail.

Artikel 5. Bestuur en vertegenwoordiging

Artikel 5, sectie 1: Samenstelling

Het Bestuur van de vereniging bestaat uit minimum drie leden: een voorzitter, een ondervoorzitter en een derde bestuurslid.

Tot bestuurder kunnen enkel worden benoemd: UGent-studenten die voor minstens 27 studiepunten ingeschreven zijn in het academiejaar waarin het bestuursmandaat opgenomen wordt (met uitzondering van het masterafstudeerjaar en het master-na-master afstudeerjaar).

Het Bestuur wordt voorgezeten door de voorzitter, of bij diens afwezigheid, door de ondervoorzitter, of bij diens afwezigheid door een andere bestuurder.

De bestuurders worden benoemd door de Algemene Vergadering bij een meerderheid van 2/3 van de geldig uitgebrachte stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden. Om te beraadslagen moet minstens 3/4 leden van de Algemene Vergadering aanwezig zijn.

De duur van het bestuursmandaat wordt bepaald in het benoemingsbesluit. Hun termijn eindigt bij het einde van het academiejaar waarin het mandaat verstrijkt, behoudens andersluidende bepaling in het benoemingsbesluit.

Bestuurders zijn 4 keer herbenoembaar.

Ingeval een plaats van een bestuurder openvalt voor het einde van de duur van het mandaat, heeft het Bestuur het recht om een nieuwe bestuurder te coöpteren.

Artikel 5, sectie 2: Ontslag

Een bestuurder kan op elk ogenblik op verzoek van 1/5 van de vaste leden, worden ontslagen door een besluit van de Algemene Vergadering. Beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid.

De bestuurder wiens beëindiging van het lidmaatschap wordt voorgesteld, wordt schriftelijk geïnformeerd over het voornemen tot en de motieven voor ontslag. De bestuurder heeft het recht te worden gehoord op de Algemene Vergadering.

De bestuurders oefenen in beginsel hun mandaat onbezoldigd uit. De kosten die zij maken in het kader van de uitoefening van hun bestuursmandaat worden vergoed.

Artikel 5, sectie 3: Vergaderingen, beraadslaging en beslissing

Het Bestuur vergadert na oproeping door de voorzitter, zo dikwijls als het belang van de vereniging dit vereist of op vraag van een bestuurder, gericht aan de voorzitter.

De oproeping gebeurt per e-mail, minimum 5 (vijf) dagen voor het tijdstip van de bijeenkomst van het Bestuur. De oproeping bevat de datum, uur en plaats van de bijeenkomst van het Bestuur, evenals de agenda. De agenda wordt opgesteld door de voorzitter.

Bestuurders kunnen zich laten vertegenwoordigen door een andere bestuurder.

Het Bestuur kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer ten minste de meerderheid van de bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd is op de vergadering. De besluiten worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen van de aanwezige en vertegenwoordigde bestuurders. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

Er worden notulen opgesteld en ondertekend door de voorzitter en de bestuurders die erom verzoeken.

Artikel 5, sectie 4: Bevoegdheid – beslissingen

Het Bestuur is bevoegd om alle handelingen te stellen en beslissingen te nemen die nodig of dienstig zijn tot verwezenlijking van het voorwerp en belangeloos doel van de vereniging, met uitzondering van die beslissingen waarvoor de Algemene Vergadering exclusief bevoegd is.

Artikel 6. Intern reglement

De Algemene Vergadering is bevoegd voor de opmaak van een intern reglement.

Artikel 7. Interne budgetverdeling

De interne verdeling en in voorkomend geval herverdeling van het budget zal gebeuren op basis van volgende objectieve criteria: Het budget wordt naar behoefte verdeeld in functie van de specifiek georganiseerde activiteit(en). In ieder geval wordt, wanneer de beschikbare middelen gedurende één maand zijn afgenomen met 20%, een buitengewone algemene vergadering bijeengeroepen.

Daarbij zal volgende procedure gevolgd worden: De buitengewone algemene vergadering zal worden bijeengeroepen via de normale procedure. Het bestuur zal worden gehoord over deze aanzienlijke daling, waarna de vergadering een regeling zal trachten te treffen ter herverdeling en aanvulling van het budget.

Artikel 8. Jaarverslag en boekhouding

Artikel 8, sectie 1: Jaarverslag

De voorzitter van het Bestuur bezorgt het jaarverslag zoals bedoeld in art. 51 van het UGent Reglement betreffende de Studentenverenigingen aan de Studentenbeheerder van de UGent, vóór 5 maart.

Artikel 8, sectie 2: Boekhouding

De boekhouding omvat de zorgvuldige en gedetailleerde opgave van de financiële verrichtingen, met vermelding van de optredende praesidiumleden, alsook (kopieën van) de door vertegenwoordigers van de kring afgesloten contracten en de externe briefwisseling. Van elke activiteit kan een financieel verslag worden opgevraagd door de penningmeester bij de verantwoordelijke van deze activiteit. De penningmeester informeert de desbetreffende persoon hierover tijdig. De volledige boekhouding wordt per kalenderjaar uitgevoerd.

Artikel 9. Ontbinding

De Algemene Vergadering zal worden samengeroepen ter bespreking van voorstellen met betrekking tot de ontbinding voorgelegd door het Bestuur of door minimum 1/5 van alle leden.

Deze Algemene Vergadering kan pas geldig beraadslagen wanneer 2/3 van de leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Ingeval op de eerste vergadering minder dan 2/3 van de leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn, kan een tweede vergadering bijeengeroepen worden die rechtsgeldig kan besluiten ongeacht het aantal aanwezige leden. De tweede vergadering mag niet binnen de 15 dagen volgend op de eerste vergadering worden gehouden. De beslissing wordt geacht te zijn aanvaard indien ze wordt goedgekeurd door 4/5 van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden. Onthoudingen worden niet meegerekend.

Intern reglement

van de Oosterse Afrikaanse Kring (OAK)

Laatste herziening: september 2024

Intern reglement van de Oosterse Afrikaanse Kring hervormd tijdens het academiejaar 2023-2024

Dit intern reglement dient als uitbreiding van de wettelijke statuten van de OAK en heeft als doel het verduidelijken van de afspraken aangaande de dagelijkse werking van de OAK. Dit om te voorkomen dat de wettelijke statuten al te vaak aangepast zouden moeten worden.

Titel 1: Algemene doelstellingen.

Art. 1:

De OAK is de faculteitskring van de opleidingen, Afrikanistiek, Arabistiek, Indologie en Sinologie aan de Universiteit Gent.

Art. 2:

De OAK groepeert enkel leden en ereleden.

Worden als leden beschouwd: iedere student, van zodra deze zijn lidgeld betaald heeft.
Pro-senioren en iedereen die erelidgeld betaald heeft of door het praesidium als dusdanig na stemming wordt aanvaard. Enkel mensen die minstens een jaar actief praesidiumlid zijn geweest, komen in aanmerking om een erelidmaatschap aan te kopen.

Art.2 bis:

Het bedrag van het lidgeld, alsook het bedrag van het erelidgeld, wordt jaarlijks door het praesidium bepaald. (vb. Lidgeld €10 en erelidgeld €20)

Art. 3:

Oogmerken van de OAK:

Het bevorderen van contacten tussen de studenten onderling met het oog op het leggen van vriendschapsbanden en het scheppen van een geest van solidariteit.
De studenten van de faculteit informeren i.v.m. de activiteiten en doelstellingen van de studenten aan de UGent en elders.
Bijdragen tot de culturele, sportieve, educatieve en sociale vorming van de studenten.
Het organiseren van de boekenverkoop, het verdelen van cursusmateriaal en syllabi;
Het uitgeven van een maandblad (de “Kalima”, Arabisch voor “woord”);
Het organiseren van quizzes, bals, cantussen en fuiven.
Maakt deel uit van het FaculteitenKonvent Gent vzw, kortweg FK.
Heeft enkele administratieve verplichtingen jegens de Dienst Studentenactiviteiten van de Universiteit Gent, kortweg DSA.
Maakt deel uit van Blandinia. Blandinia is een informeel overkoepelende organisatie bestaande uit: Filologica, KHK, KK, KMF, OAK, Slavia, Tomo No Kai en V.G.K.

Art. 3 bis:

Hierbij maakt de OAK geen onderscheid in huidskleur, religie, politieke overtuiging, sekse, seksuele geaardheid of nationaliteit.

Titel 2: Structuur van het Praesidium.

Art. 4:

Het praesidium omvat OAK-leden die jaarlijks verkozen worden voor het uitoefenen van een praesidiumfunctie.
Het bestuur van de OAK bestaat uit 4 man: Praeses, Vice-Praeses, penning en secretaris. Deze zijn aansprakelijk voor de financiële en legale handelingen die door de kring worden verricht.
Het Praesidium vergadert tijdens het academiejaar op regelmatige basis op vooraf afgesproken data, tenzij de omstandigheden het anders vereisen. De praesidiumvergaderingen zijn gesloten. De vergaderingen worden opgeschort tijdens de examenperiodes van het eerste semester en tweede semester en tijdens de vakantieperiodes. Data van de laatste vergadering voor de examens en van de eerste vergadering na de examenperiode worden door de Praeses vastgelegd en meegedeeld.
Het Praesidium stelt het programma van de kringactiviteiten samen na de verkiezingen en voor de start van het academiejaar. Zij zorgt ervoor dat de oogmerken van de OAK (art. 3) nagestreefd worden.
Elk praesidiumlid heeft recht tot spreken en heeft stemrecht. Aanwezige niet-praesidiumleden mogen enkel spreken na de toestemming van de Praeses, maar deze hebben geen stemrecht.
Om geldige beslissingen te nemen, dient twee derde van de praesidiumleden op de vergadering aanwezig te zijn. Omwille van geldige redenen mogen de praesidiumleden op de vergaderingen afwezig zijn. Bij drie opeenvolgende afwezigheden kan een functie betwist worden.
Beslissingen worden uitsluitend aangenomen met meer dan 50 procent van de uitgebrachte stemmen. Herstemming is mogelijk, maar slechts éénmalig. De Praeses heeft het veto. Dit is 1 keer per semester of in het geval van een ex aequo stemming.
Op aanvraag van eender welk praesidiumlid kan de stemming anoniem uitgevoerd worden.
Elk praesidiumlid wordt verondersteld aanwezig te zijn op zo veel mogelijk activiteiten.
Praesidiumleden dienen geen lidgeld te betalen.
Indien een activiteit meer verlies maakt of wanneer er nonchalant wordt omgegaan met de middelen van de OAK, dient de functie in kwestie dit te verantwoorden bij het Praesidium.
Praesidiumleden in functie dienen zich te onthouden van het uiten van politieke opvattingen of het doen van politieke verkondigingen in naam van de vereniging, of in een context die kan worden geassocieerd met de functie die zij binnen de vereniging uitoefenen. De vereniging heeft tot doel een inclusieve en neutrale omgeving te waarborgen, waarin geen enkele politieke strekking of voorkeur wordt geuit of bevorderd.

Art. 5:

De praesidiumfuncties:

De Praeses:
Enkel een student(e) die voordien reeds een praesidiumfunctie heeft uitgevoerd, kan de functie van Praeses bekleden.
Deze is verantwoordelijk voor:
- De activiteiten van de OAK.
- Het samenroepen van praesidiumvergaderingen en het voorzitten van deze.
- Coördineert de verschillende activiteiten en beslissingen en is de officiële representatieve persoon van de kring bij andere verenigingen of personen.
- Is verplicht op de hoogte te zijn van de financiële toestand van de OAK.
- Tevens zorgt de Praeses ervoor dat het intern reglement ter beschikking is voor en gekend zijn door de opkomende kandidaten voor de verkiezingen, online op de website en dat het vanaf de eerste vergadering van het nieuwe academiejaar gekend is door de nieuwe praesidiumleden, teneinde dat deze hun functie volledig en naar behoren kunnen volbrengen. De Webmaster zorgt er tevens voor dat het intern reglement ten allen tijde te vinden is op de website.
- Zorgt ervoor dat, in de zomer na de verkiezingen, de nieuwe statuten worden gepubliceerd samen met het bestuur.
- Zorgt voor het up-to-date houden van de wettelijke statuten van de OAK en de publicatie ervan samen met het bestuur.
- Is afgevaardigde van de OAK samen met de Vice-Praeses bij het FaculteitenKonvent en woont de vergaderingen ervan bij. Hierover brengt tevens verslag uit op de praesidiumvergaderingen. Wanneer deze verhinderd wordt om te gaan, moet een ander praesidiumlid de vergaderingen bijwonen na goedkeuring van de praeses.
- Is verantwoordelijk voor de sleutels van de kelder en de kasten.
- Is lid van het Doopcomité en het cantusteam.
- Staat in voor de elektronische gegevens i.v.m. het Praesidium (op FK site e.d.) samen met de Vice-Praeses.
- Wanneer de praeses in de onmogelijkheid verkeert zijn of haar functie uit te oefenen, wordt de functie waargenomen door de vicepraeses, in samenspraak met de penningmeester. Wanneer ook de vicepraeses en de penningmeester allebei in de onmogelijkheid verkeren om hun functie uit te oefenen, wordt de functie waargenomen door het oudste praesidiumlid met de meeste anciënniteit binnen OAK

De Vice-Praeses:
Enkel een student(e) die voordien reeds een praesidiumfunctie heeft uitgevoerd, kan de functie van Vice-Praeses bekleden.
Deze is verantwoordelijk voor:
- Deze helpt de Praeses bij het uitvoeren van diens taak en vervangt deze indien verhinderd.
- Zorgt voor de rondleiding op de faculteit voor de eerstejaars in samenspraak met professoren die verantwoordelijk zijn voor de onthaaldag samen met de praeses.
- Is afgevaardigde van de OAK samen met de Praeses bij het FaculteitenKonvent en woont de vergaderingen ervan bij. Hierover brengt deze tevens verslag uit op de praesidiumvergaderingen. Wanneer deze verhinderd wordt om te gaan, moet een ander praesidiumlid de vergaderingen bijwonen na goedkeuring van de praeses.
- Is samen met de Praeses en reis verantwoordelijk voor het organiseren van een praesidiumweekend voor het Praesidium 1 keer per semester, bij voorkeur in de maand voor het eerste semester.
- Is samen met de Praeses verantwoordelijk voor het archief. Het archief bestaat uit alle voorwerpen met historische waarde voor de OAK.
- Is verantwoordelijk voor de aankoop van codices, kielen en andere bij het FK.
- Is verantwoordelijk voor de vlag van de OAK.
- Is verantwoordelijk voor het bestellen van de praesidiumlinten voor het nieuw verkozen praesidium (die hun functie het daaropvolgende academiejaar uitoefenen). De nieuw verkozen praesidiumleden die reeds een praesidiumlint hebben van de OAK mogen kiezen of ze een nieuw lint krijgen of hun nieuwe functie laten bij borduren. Praesidiumleden betalen alles zelf m.b.t. het praesidiumlint.
- Is verantwoordelijk voor het onderhouden van het contact met de andere verenigingen.
- Is verantwoordelijk voor op tijd natellen en bij bestellen van de patches en dooplinten. Dit gebeurt bij voorkeur aan het begin van het academiejaar. Zie ook art. 16.
- Is verantwoordelijk voor het ontwerp van de OAK-truien en de bestellingen ervan.

De Secretaris:
- Maakt de verslagen van de praesidiumvergaderingen en communiceert deze naar alle praesidiumleden en zorgt ervoor dat deze steeds ter beschikking zijn.
- Zorgt ervoor dat het intern reglement wordt geüpdated en online beschikbaar wordt gesteld ter kennisname van de rest van het Praesidium en de OAK-leden.
- Is verantwoordelijk voor het schrijven en de opmaak van het jaarverslag volgens de normen van het Faculteiten Konvent.
- Is verantwoordelijk om alle aanwezigheden en afwezigheden te registreren en bij te houden zodat het volledige bestuur hier een duidelijk beeld over heeft.
- Zorgt voor de nodige publiciteit omtrent het worden van erelid bij de aftredende praesidiumleden.
- Is verantwoordelijk voor het opstellen van het jaaroverzicht (activiteiten) voor de DSA.
- Deze zorgt dat alle activiteiten correct en tijdig verzekerd zijn.
- Is verantwoordelijk voor reserveren van auditoria en lokalen op de faculteit.
- Staat in voor de interne briefwisseling, de aanvulling van het secretariaatsmateriaal, de verzorging van het ledenbestand, het onderhoud van het kringlokaal
- Bij ontstentenis van een PR, neemt de secretaris de taken van de PR op zich.

De Penning:

- Penning, praeses en vice praeses hebben volmacht op alle rekeningen. Zij zorgen er ook voor dat deze volmacht wordt overgedragen.
- Penning draagt samen met de Praeses de eindverantwoordelijkheid over de financiële toestand van de VDK.
- Zij zijn verantwoordelijk voor de financiële verrichtingen van de OAK en verzorgen de boekhouding.
- Zijn op de hoogte van alle financiële verwezenlijkingen van de OAK.
- Zijn verantwoordelijk voor de kassa’s op activiteiten
- Bespreekt een limietbedrag voor aankopen samen met de praeses en vice praeses voor eender welke activiteit.
- Elke uitgave/inkomst van een praesidiumlid omtrent diens functie, dient door dit praesidiumlid gedetailleerd verantwoord te worden bij de Penning.
- Indien een activiteit meer verlies heeft dan verwacht werd of wanneer er nonchalant wordt omgegaan met de middelen van de OAK, dient de functie in kwestie dit te verantwoorden bij het Praesidium.
- Zij assisteren/adviseren het Praesidium in het bepalen van verkoops-/inkomprijzen om break-even te draaien. De afloop van de activiteit wordt in de vergadering besproken.
- Is verantwoordelijk voor de overschrijvingen van de zichtrekening.
- Is verantwoordelijk voor het financiële luik bij de Dienst Studenten Administratie.
- Zorgt ervoor dat deadlines gesteld door het FK gerespecteerd worden.
- Is verantwoordelijk voor de facturatie.
- Licht zo snel mogelijk het Praesidium in wat de winst of verlies is van een activiteit.
- Is verantwoordelijk voor het cash geld en digitale overschrijvingen (Payconiq).
- Is verantwoordelijk voor de sleutels en de kassa’s.
- Mag offertes aanvragen en betere leveranciers voorstellen aan praesidiumleden.
- Is verantwoordelijk voor het contact met de bevriende kringen met betrekking tot kosten en inkomsten wanneer een activiteit georganiseerd wordt met een andere kring.
- Indien een Penning zijn functie neerlegt dan dient deze nog 2 maanden ter beschikking te blijven voor het begeleiden en opleiden van de volgende Penning.
- Is verantwoordelijk voor het indienen van het bankformulier bij de DSA.
- Het aanleveren van het financieel overzicht aan het jaarverslag van de DSA.
- Verzorgt de communicatie met de financiële contacten (sponsoring).

Feest:
- Wordt verkozen tijdens de verkiezingen.
- Is verantwoordelijk voor de organisatie van fuiven, cocktailavonden en andere activiteiten waar alcohol geconsumeerd kan worden.
- blijft tot laatste op de door hem of haar georganiseerde activiteiten.
- Wanneer de feest-praeses in de onmogelijkheid verkeert de georganiseerde activiteit af te sluiten, zoekt hij of zij iemand die deze taak kan overnemen.
- Indien hij of zij hier niet zelfstandig in slaagt, wordt door de praeses of het praesidium een ander praesidiumlid als eindverantwoordelijke aangeduid.
De Sport(en):
- Wordt verkozen tijdens de verkiezingen.
- Deze staat in voor een gezonde sportbeoefening door alle OAK-leden, zowel in massasport als in competitieverband en beheert tevens het sportmateriaal dat de OAK in eigendom heeft.
- Organiseert zowel sportieve als recreatieve activiteiten.
- Verantwoordelijk voor het reserveren van de zalen in het GUSB,
- Verantwoordelijk voor het bijwonen van vergaderingen van het 12-urenloopcomité, geïnteresseerden zoeken die willen deel uitmaken van de ploeg van de Blandijn die deelneemt aan het IFK.
- Zetelt in de vergaderingen van Blandinia-sport.
- Ook minder “olympische” sportdisciplines vallen onder zijn of haar bevoegdheid (biljart, bowling etc. …)
- Het praesidium heeft inspraak in de invulling van deze activiteiten.

De Studie:

Wordt verkozen tijdens de verkiezingen.
Zorgt voor de boekenverkoop in eerste bachelor
Zorgt eveneens voor de boekenverkoop van de andere jaren.
Is verantwoordelijk inzake de contracten van boeken
Is verantwoordelijk voor de communicatie met de proffen over de te verkopen cursussen.
Deze is ook verantwoordelijk voor de lidkaartenverkoop.

1. De Scriptor:

Wordt verkozen tijdens de verkiezingen.

- Is verantwoordelijk voor de redactie en uitgave van het kringblad (zie art. 14). Er moeten minstens 4 exemplaren per academiejaar gepubliceerd worden.
- Is samen met de bachelor verantwoordelijk voor het uitdelen van de Kalima tijdens de lessen bij alle jaren.
- Is verantwoordelijk voor het bezorgen van Kalima aan de Webmaster opdat deze op de website geplaatst kan worden.
- Is verantwoordelijk voor het bezorgen van Kalima aan de PR opdat deze op de facebook pagina geplaatst kan worden.

De Cantor:
- Wordt verkozen tijdens de verkiezingen.
- Is lid van het Cantusteam.
- Organiseert samen met het Cantusteam de cantussen.
- Zingt voor indien deze dit wenst of indien dit nodig is.
- Leert de leden de nieuwe liederen aan.
- Is samen met de praeses verantwoordelijk voor het reserveren van zalen voor een cantus.

1. De Zedenmeester:

Wordt verkozen tijdens de verkiezingen.

1. - Is lid van het Cantusteam.
  - Is verantwoordelijk voor de orde op alle OAK-activiteiten.
  - Organiseert samen met het cantusteam alle cantussen.
  - Is verantwoordelijk voor de Beiaardcantus en Massacantus.
2. De Schachtentemmer:
  - Wordt verkozen tijdens de verkiezingen.
  - Is lid van het Doopcomité en het cantusteam.
  - Organiseert samen met het DC de doop en cantussen.
  - Zorgt ervoor dat de schachten een gepaste doop toegediend krijgen en draagt zorg voor het schachtenboek, dat jaarlijks dient te worden.

Regelt het onderhoud met het FK i.v.m. de doop.

Delegeert schachten te helpen waar nodig bij de opzet van de cantuszaal.

Zorgt voor medische fiches en alle andere noodzakelijke documenten mbt de doop en de cantussen

- Is verantwoordelijk voor de EHBO-doos
- Is verantwoordelijk om binnen het budget te blijven dat deze is opgelegd door de penning.
- Is verantwoordelijk voor de dooplinten.
- Ondertekent samen met de Praeses het Gentse doopdecreet.

1. De PR:

Wordt verkozen tijdens de verkiezingen.

- Is verantwoordelijk voor het nemen van de foto’s tijdens de activiteiten.
- Is verantwoordelijk voor het maken van banners en posters voor evenementen.
- Is verantwoordelijk voor alle sociale media.
- Is verantwoordelijk voor het ontwerpen van de lidkaarten
- Bij ontstentenis van een scriptor verzorgt de PR de redactie van de Kalima.
- Bij ontstentenis van een PR, neemt de secretaris de taken van de PR op zich

1. Webmaster:

Wordt verkozen tijdens de verkiezingen.

- Deze is de eindverantwoordelijke voor de website van de OAK.
- Is verantwoordelijk om de OAK site up-to-date te houden.
- Zorgt voor de nodige ICT ondersteuning op alle activiteiten indien nodig.
- Is ook verantwoordelijk voor het online OAK-archief op de drive. Indien de drive vol is, dient de Webmaster een oplossing te voorzien.
- Zorgt er tevens voor dat het intern reglement ten allen tijde te vinden is op de website.

Bachelors:
- Wordt verkozen tijdens de verkiezingen.
- Is de spreekbuis van de OAK naar de eerstejaars toe en heeft regelmatig contact met

de contactpersonen op de faculteit.

Is een aanspreekpunt voor de studenten op de faculteit.
Is verantwoordelijk voor aankondigingen van de activiteiten in de auditoria.
Organiseert de peter-en-meteravond.
Organisatie van het eventuele bachelorweekend gebeurt in samenspraak met de reis-praeses.
Staat ook in voor de coördinatie van de rondleidingen op de introductiedag
Heeft bij voorkeur het jaar voorafgaand aan zijn functie het eerste jaar van de opleiding doorlopen.
Is verantwoordelijk voor de aankondigingen van de verschillende activiteiten en diensten in het eerste jaar.
Fungeert bij voorkeur als schachtentemmer op cantussen.

Cultuur
- Wordt verkozen tijdens de verkiezingen.
- Voorziet in de culturele noden van de OAK.
- Maakt zelf een selectie uit hetgeen de Gentse opera, speelhuizen en schouwburgen gedurende dat academiejaar aanbieden, en boekt maandelijks minstens één van de films, voorstellingen, opera’s etc.
- Indien er onder de leden van de OAK voldoende belangstelling voor gevonden kan worden, kan de cultuur-praeses ook een tentoonstelling of een muziekavond organiseren.
- Is verantwoordelijk voor het organiseren van een quiz.
- Het praesidium heeft inspraak in de invulling van deze activiteiten.
Lezing & Debat
- Wordt verkozen tijdens de verkiezingen.
- Is verantwoordelijk voor minstens 1 lezing of debat per semester.
- De lezingen of debatten komen qua inhoud overeen met de afstudeerrichtingen
- Bij voorkeur wordt de functie uitgevoerd door iemand met minstens 1 jaar praesidiumervaring.
Duurzaamheid
- Wordt verkozen tijdens de verkiezingen.
- Is verantwoordelijk voor het duurzaam denken binnen de kring bij aankopen voor activiteiten.
- Is verantwoordelijk om per semester minstens 1 teambuilding activiteit te organiseren voor de praesidiumleden
- Is verantwoordelijk voor het contact met IVAGO in verband met de bestelling van de herbruikbare bekers.
- Is verantwoordelijk voor het contact met FK qua duurzaamheid.
Reis
- Wordt verkozen tijdens de verkiezingen.
- Staat in voor de organisatie van de reizen en uitstappen van OAK.
- Deze houden in, maar zijn niet beperkt tot: ledenreis, dagtrips, een eventueel bachelorweekend (in samenspraak met de bachelor). Het praesidium heeft inspraak in de invulling van deze activiteiten.
- Gaat mee op de georganiseerde reis als eindverantwoordelijke.
- Wanneer deze in de onmogelijkheid verkeert op de georganiseerde reis mee te gaan, wordt door het praesidium een ander praesidiumlid als eindverantwoordelijke aangeduid.
- Wordt verondersteld elk jaar een dagtrip te organiseren naar een nabije cultuurstad en één verre reis naar een locatie die verband houdt met onze opleiding. Voor elk van deze reizen worden ook een aantal concrete afspraken gemaakt (zoals uur en verzamelplaats van vertrek en aankomst) waaraan de leden zich dienen te houden. Doen zij dat niet, dan behoudt de OAK zich het recht om niet meer in te staan voor de verantwoordelijkheid voor de heen- of terugreis van de leden in kwestie.
Lustrum
- Is hoofdverantwoordelijke voor de lustrumweek.
- Is verantwoordelijk om binnen de lustrumweek elke dag minstens 1 activiteit te organiseren en hierbij aanwezig te zijn.
- Bespreekt indien nodig belangrijke zaken met de praeses.
- Moet iemand zijn met ervaring binnen de kring en kennis over haar werking.
- Is verantwoordelijk voor een lustrum kalima-editie.
Juridische
- Verleent administratieve en adviserende diensten met betrekking tot de door de OAK onderschreven contracten en leest ze na.
- Controleert per jaar de statuten en, indien nodig, past ze aan om ter goedkeuring voorgelegd te laten worden aan de DSA.
Vaste Medewerker
- Oefent geen specifieke bevoegdheden uit, maar ondersteunt de andere praesidiumleden bij het uitvoeren van hun functies

Andere functies dan deze hierboven vermeld, kunnen enkel gecreëerd worden door een wijziging in het intern reglement.

Opm.: Om de goede overgang van functies van jaar tot jaar te bevorderen, dient iedere functie zijn testament en praktische tips over te dragen een maand na de verkiezing aan zijn of haar opvolger en stelt zich gedurende minimaal de eerste maand van het academiejaar ter beschikking van zijn opvolger. Dit dient door de Praeses gecontroleerd te worden. Elk praesidiumlid is ook verplicht om online een draaiboek bij te houden in de drive van zijn functie. Dit dient gedurende het jaar te worden bijgehouden en aangevuld waar nodig.

Art. 6:

De functies die niet tot het Praesidium behoren, maar waar het Praesidium wel op toeziet.

Peter
- Jaarlijks kiest de OAK een peter die zorg draagt voor het Clubschild en de OAK-moreel.
- De peter moet in het verleden en heden een speciale betekenis voor de OAK gehad hebben.
- Indien er reeds een Peter is, moet worden beslist of de titel zal behouden en wordt het lint bijgewerkt door de Vice praeses. Dit wordt besloten tijdens de overgangsvergadering.
- Indien er geen Peter is, zal er nagedacht worden over de mogelijkheid om iemand aan te stellen.

Art. 7:

Op interne verkiezingen hebben praesidiumleden enkel stemrecht als zij aanwezig zijn op de stemming. Bij afwezigheid telt hun stem niet.

Titel 3: Verkiezingsreglement

Art. 8: Verkiezing van het Dagelijks Bestuur

8.1. Verkiesbare functies

De verkiezingen hebben betrekking op de volgende functies binnen het Dagelijks Bestuur:

– Praeses

– Vice-Praeses

– Secretaris

– Penningmeester

8.2. Verkiezingsprocedure

De verkiezingen zullen fysiek plaatsvinden in aanwezigheid van de praesidiumleden van de studentenvereniging. Elke kandidaat voor een van de bovengenoemde functies zal een vragenronde doorlopen waarin de praesidiumleden vragen kunnen stellen.

8.3. Stemprocedure

Na de vragenrondes volgt de stemronde. Stemmen zullen anoniem en schriftelijk plaatsvinden, er kan voor, tegen of onthouding gestemd worden. Ieder stemgerechtigd praesidiumlid mag één stem uitbrengen per functie. De kandidaat met de meerderheid van de stemmen wordt verkozen voor de betreffende functie.

8.4. Stemgerechtigheid

Alleen huidige praesidiumleden hebben stemrecht.

Artikel 9: Kandidaatstelling

9.1. Voorwaarden voor kandidaatstelling

Elk lid van de studentenvereniging dat minstens één jaar actief is, mag zich kandidaat stellen voor een functie in het Dagelijks Bestuur.

9.2. Aanmelding als kandidaat

Kandidaten moeten zich minstens twee weken voor de verkiezingsdatum schriftelijk aanmelden bij het huidige Dagelijks Bestuur, waarbij zij aangeven voor welke functie zij zich kandidaat stellen binnen de vorm van een motivatiebrief.

Artikel 10: Verkiezing van het Praesidium

10.1. Opstellen van de kandidatenlijst

Na de verkiezing van het Dagelijks Bestuur zal het verkozen bestuur de verantwoordelijkheid dragen voor het opstellen van de lijst met overige functies binnen het Praesidium.

10.2. Motivatiebrief

Leden die interesse hebben in een functie binnen het Praesidium (anders dan het Dagelijks Bestuur) dienen een motivatiebrief in te sturen naar het Dagelijks Bestuur. De termijn voor het indienen van motivatiebrieven wordt bepaald door het Dagelijks Bestuur en tijdig gecommuniceerd aan alle leden.

10.3. Benoeming van overige Praesidiumleden

Het Dagelijks Bestuur zal, op basis van de ingestuurde motivatiebrieven en eventuele gesprekken, een lijst samenstellen met kandidaten voor de overige functies binnen het Praesidium. Deze lijst zal ter goedkeuring aan de praesidiumleden worden voorgelegd tijdens een interne vergadering.

Artikel 11: Algemene Bepalingen

11.1. Termijn van de functies

De gekozen leden van het Dagelijks Bestuur en het Praesidium zullen hun functie bekleden voor de duur van één academiejaar. Herverkiezing is mogelijk.

11.2. Wijzigingen van de statuten

Wijzigingen aan deze statuten kunnen alleen plaatsvinden met een meerderheid van twee derde van de stemmen tijdens een praesidiumvergadering.

11.3. Onvoorziene gevallen

In gevallen waarin deze statuten niet voorzien, beslist het Dagelijks Bestuur na raadpleging van de praesidiumleden.

Deze statuten treden in werking op het moment van goedkeuring door het praesidium van de studentenvereniging.

11.4: Het neerleggen van hun functie door een praesidiumlid:

De Praeses: deze wordt automatisch opgevolgd door de Vice-Praeses tenzij tweederde van de overige praesidiumleden een nieuwe verkiezing wensen; in dit geval moeten de kandidaturen zo vlug mogelijk worden opengesteld en moet de verkiezing gebeuren op een praesidiumvergadering onder de voorwaarden vermeld (zie hoger).
Voor andere functies moeten de kandidaturen zo vlug mogelijk worden opengesteld en moet de verkiezing gebeuren op een praesidiumvergadering onder dezelfde voorwaarden.

Artikel 14: Kiescomissie

1.2.1. Samenstelling van de kiescommissie
Een onafhankelijke kiescommissie zal worden samengesteld om het verkiezingsproces te begeleiden. Deze commissie zal bestaan uit twee tot drie leden die eerdere ervaring hebben als praesidiumlid. De leden van de kiescommissie worden aangesteld door het huidige Dagelijks Bestuur en mogen zelf geen kandidaat zijn voor een functie in het Dagelijks Bestuur.

1.2.2. Taken van de kiescommissie
De kiescommissie is verantwoordelijk voor:

Het organiseren en coördineren van de verkiezingen.
Het leiden van de vragenrondes.
Het garanderen van een eerlijk en transparant stemproces.
Het tellen van de stemmen en het bekendmaken van de uitslagen.

Titel 4: Activiteiten en Accommodaties

Art. 18:

De Doop

De UITEINDELIJKE VERANTWOORDELIJKHEID VOOR DE DOOP wordt gedeeld door alle leden van het Doopcomité samen met het bestuur van de OAK. Het Doopcomité (Praeses en Schachtentemmer) zorgt voor de voorbereiding en de uiteindelijke verwezenlijking van de doop.
Het voltallige Doopcomité verbindt zich ertoe, erop toe te zien dat de doop van het academiejaar volgend op het academiejaar waarin zij het organiseerden in dezelfde lijn ligt als in de voorgaande jaren. Dit in het belang van een uitstekende kwaliteit en kwantiteit van kandidaturen voor de doop in het belang van de OAK. De doop wordt georganiseerd in navolging van het Doopdecreet van het FK.
Het maken en verspreiden van beeld- en geluidmateriaal op doopactiviteiten is verboden en kan leiden tot uitsluiting bij de activiteit door het Doopcomité in samenspraak met de Praeses.
De doop dient georganiseerd te worden volgens de waarden en normen van de meest recente Doopstatuten opgesteld. Deze worden in bewaring gehouden door de Schachtentemmer.

Art. 19:

De Cantus

Deelnemers aan een gesloten cantus dienen gedoopt te zijn door de OAK en moeten lid zijn van de OAK.

Uitzonderingen op deze definitie:

Men hoeft niet gedoopt te zijn om aan cantussen deel te nemen of activiteiten vastgelegd door het Praesidium.
Worden ook toegelaten op een gesloten cantus (niet op doopaangelegenheden) mits toestemming van het Praesidium:
1. Ereleden.
Worden ook toegelaten op een gesloten cantus:
1. Praesidiumleden en oud-praesidiumleden die niet gedoopt zijn.
Het maken en verspreiden van beeld- en geluidmateriaal op gesloten cantussen is verboden en kan leiden tot uitsluiting bij de activiteit door het Doopcomité in samenspraak met de Praeses.
Niet gedoopten mogen niet op de zwanenzang aanwezig zijn! Praesidiumleden krijgen hun lint tijdens het praesidiumweekend.
Indien andere personen toelating tot een cantus willen verkrijgen, moet die op voorhand goedgekeurd worden.
Alle leden die ooit gedoopt en afgestudeerd zijn aan een van bovenstaande richtingen mogen aanwezig zijn op cantussen en doopaangelegenheden, maar zijn niet verzekerd.

De cantus wordt georganiseerd en geleid door de Cantor en het Doopcomité. Het is op een gesloten cantus verplicht je doopkiel, je codex, je dooplint, je beker mee te nemen. Eigen drank meenemen mag. Dit geldt ook voor mensen die de cantus op water doen.

De Zwanenzang: deze mag ook bijgewoond worden door alle oud praesidiumleden van de voorbije jaren, ongeacht of ze gedoopt of niet-gedoopt zijn. Van niet-gedoopten mogen enkel laatstejaars van de richtingen aanwezig zijn. Praesidiumleden blijven in functie tot na de Zwanenzang. Zowel oud- als nieuw praesidium dragen hun lint op de rechterschouder als teken van eenheid. De nog niet ontgroenden dragen hun commilitonenlint op de linkerschouder. De speech op de zwanenzang mag door gedoopten en niet-gedoopten gegeven worden.

Titel 5: Vertrouwenskwesties en afzetprocedures

Art. 22:

De praesidiumleden: Vanaf er 1 motie van wantrouwen is ingediend, wordt dit eerst intern besproken met het bestuur (indien de betrokken functie lid is van het bestuur is deze niet aanwezig in deze vergadering). Indien het bestuur akkoord gaat met de motie wordt het betreffende praesidiumlid op de hoogte gebracht hiervan. Deze heeft de keuze om zijn functie neer te leggen of om de motie van wantrouwen aan te vechten. Indien men verkiest om de motie aan te vechten dient een praesidiumvergadering binnen 2 weken bijeen geroepen te worden. Indien het vertrouwen wordt verloren, kan het praesidiumlid het vertrouwen terug winnen, dit ten laatste tot de eerstvolgende vergadering volgend op het verlies van vertrouwen. Vanaf het moment dat er een motie van wantrouwen is, verliest het betreffende praesidiumlid hun praesidiumvoordelen tot dit herroepen is of het betreffend praesidiumlid ontslagen is/ontslag neemt. Gedurende deze periode moet het praesidiumlid zijn functie blijven uitvoeren onder toezicht van de Praeses en Vice-Praeses. Om het vertrouwen te herroepen dient een meerderheid van tweederde gevonden te worden. Dit geldt voor alle functies, inclusief de Praeses, de Praeses heeft hier geen veto.

Art. 23:

Indien het vertrouwen in een betwist praesidiumlid niet bevestigd wordt, dan kan dit praesidiumlid zelf ontslag nemen van zijn functie ofwel kan dit praesidiumlid ontslagen worden. Hiervoor is de meerderheid van tweederde nodig. Indien de stemming geen meerderheid van tweederde had, moet er op de volgende vergadering opnieuw gestemd worden. Hiervoor is een meerderheid van 50 procent nodig.

Art 24:

Indien bepaalde omstandigheden het vereisen, kan een vijfde van het aantal OAK-leden een algemene vergadering bijeenroepen.

Titel 6: Financiële zaken

Art 25:

‘Budgettering van de volgende maand’

Iedere functie/activiteit dient van te voren gebudgetteerd te worden door het desbetreffende praesidiumlid in samenspraak met de Penningen, (maximale uitgaven, ingangsprijzen, aandeel sponsoring, uren vanaf wanneer gratis inkom,…) Dit moet in de mate van het mogelijke nageleefd worden. Voor elke activiteit dient gestreefd te worden naar een winstoperatie.

Art 26:

Er wordt geen geld uit een kassa genomen.. Indien een praesidiumlid geld nodig heeft, dient hij zich te melden bij de Penningmeesters.

De OAK komt niet tussen bij schade veroorzaakt door individuen op activiteiten, deze dient dus door de persoon zelf bekostigd te worden (potje breken = potje betalen).

Art. 27:

Indien een praesidiumlid een aankoop wilt doen, dient hij hiervoor één van de bankkaarten te raadplegen bij de Praeses, Vice-Praeses of Penning. Nadien wordt de bankkaart meteen teruggegeven aan de Praeses, Vice of Penning.

Titel 7: Wijziging van het intern reglement

Art. 28:

Elk OAK-lid mag een voorstel tot de toevoeging of wijziging van de statuutartikelen indienen. Om dit voorstel goed te keuren, dienen tweederde van de praesidiumleden aanwezig te zijn en moet bij de stemming een meerderheid van tweederde behaald worden.

Slotbepaling:

Art. 29:

Dit intern reglement doet alle vorige beschikkingen te niet en geldt van bij het begin van de vergadering volgend op de dag waarop het werd goedgekeurd.

Art 30:

Het intern reglement dient 2 maal per jaar doorgenomen te worden, dus tijdens het begin van het academiejaar op één van de eerste praesidiumvergaderingen (bij voorkeur op het praesidiumweekend), alsook tijdens één van de laatste praesidiumvergaderingen minstens vier weken voor de verkiezingen om elkeen te wijzen op tekortkomingen en verplichtingen naar hun opvolger toe. Dit intern reglement dient door de Praeses, Vice of de Secretaris bij het begin en het einde van het academiejaar aan de nieuwe praesidiumleden bezorgd te worden en ter inzage van de leden in het clublokaal en op de website.

Ut vivat, crescat et floreat OAK;

Praesidium 1960-1961 o.l.v. ROSSIE J.

Praesidium 1962-1963 o.l.v. DE DONDER Vic

Praesidium 1962-1963 o.l.v. VERMEULEN Urbain

Praesidium 1963-1964 o.l.v. VERMEULEN Urbain

Praesidium 1964-1965 o.l.v. SCHARPÉ Jan

Praesidium 1965-1966 o.l.v. LIMME Luc

Praesidium 1966-1967 o.l.v. SAS Marleen

Praesidium 1967-1968 o.l.v. MOERLOOSE Eddy

Praesidium 1968-1969 o.l.v. VAN SCHANDEVIJL Monique

Praesidium 1969-1970 o.l.v. BRATKOWSKI Alex

Praesidium 1970-1971 o.l.v. BRATKOWSKI ALex

Praesidium 1971-1972 o.l.v. TALLOEN Herman

Praesidium 1973-1974 o.l.v. VAN DER HERTEN Dirk

Praesidium 1974-1975 o.l.v. VAN DER HERTEN Dirk

Praesidium 1975-1976 o.l.v. VAN DER HERTEN Dirk

Praesidium 1979-1980 o.l.v. NONNEMAN Gerd

Praesidium 1980-1981 o.l.v. NONNEMAN Gerd

Praesidium 1981-1982 o.l.v. DE LAUWER Monique

Praesidium 1982-1983 o.l.v. BONI Wilfried

Praesidium 1982-1983 o.l.v. HAUQUIER Nancy

Praesidium 1983-1984 o.l.v. HAUQUIER Nancy

Praesidium 1985-1986 o.l.v. FRANçOIS Stephan

Praesidium 1985-1986 o.l.v. LAUWERS Arne

Praesidium 1986-1987 o.l.v. CALLIAUW Inès

Praesidium 1987-1988 o.l.v. BILLIET Marc

Praesidium 1988-1989 o.l.v. ZIANE Karim

Praesidium 1989-1990 o.l.v. ROMBAUT Johan

Praesidium 1990-1991 o.l.v. ANGELSCHOTS Inge

Praesidium 1991-1992 o.l.v. MANGELSCHOTS Inge

Praesidium 1992-1993 o.l.v. ANDRIESSEN Bart

Praesidium 1993-1994 o.l.v. ANDRIESSEN Bart

Praesidium 1994-1995 o.l.v. VERMEULEN Kathy

Praesidium 1994-1995 o.l.v. BADER Ali

Praesidium 1995-1996 o.l.v. SMAILI Karim

Praesidium 1996-1997 o.l.v. DJAIT Badra

Praesidium 1997-1998 o.l.v. CLAEYS Dominique

Praesidium 1998-1999 o.l.v. CASTRYCK Geert

Praesidium 1999-2000 o.l.v. VAN MOERBEKE Aline

Praesidium 2000-2001 o.l.v. VERVOORT Elke

Praesidium 2001-2002 o.l.v. WEUSTENRAED Claire

Praesidium 2002-2003 o.l.v. SWAELENS Christine

Praesidium 2003-2004 o.l.v. KETELS Frank

Praesidium 2004-2005 o.l.v. VANONCKELEN Sofie

Praesidium 2005-2006 o.l.v. DE SMET Brecht

Praesidium 2006-2007 o.l.v. VERSTRAETE Pieter

Praesidium 2007-2008 o.l.v. EECLOO Lorenzo

Praesidium 2008-2009 o.l.v. VAN LANDSCHOOT Kai

Praesidium 2009-2010 o.l.v. CLEMENCON Shade

Praesidium 2010-2011 o.l.v. CLEMENCON Shade

Praesidium 2011-2012 o.l.v. VAN HERREWEGE Clark

Praesidium 2012-2013 o.l.v. HAESEN Hans

Praesidium 2013-2014 o.l.v. DE JODE Jan Willem

Praesidium 2014-2015 o.l.v. DE JODE Jan Willem

Praesidium 2015-2016 o.l.v. MALFLIET Anouche

Praesidium 2016-2017 o.l.v. MEULEMANS Michel

Praesidium 2017-2018 o.l.v. MEULEMANS Michel

Praesidium 2018-2019 o.l.v. SCHUYEMANS Laura

Praesidium 2019-2020 o.l.v. DE RIDDER Aline

Praesidium 2020-2021 o.l.v. DE RIDDER Aline

Praesidium 2021-2022 o.l.v. CORRIJN Desirée

Praesidium 2022-2023 o.l.v. CORRIJN Desirée

Praesidium 2023-2024 o.l.v. RUTGES Julia-Faith

Addendum 1:

Procedures melding integriteitsschending

Hieronder vindt u de procedures die worden gevolgd bij het indienen van een melding integriteitsschending bij de Oosterse Afrikaanse Kring (OAK). Deze procedures worden strikt opgevolgd door de verantwoordelijken van het meldingspunt. Indien nodig worden verdere stappen ondernomen.

Melding maken

Een melding van integriteitsschending maken, kan op verschillende manieren:

Via e-mail naar mentaalwelzijn.oak@gmail.com: let op, mailen is niet anoniem. Via uw e-mailadres is het mogelijk om toch bepaalde gegevens te bemachtigen.
Via het formulier https://forms.gle/xBtrCzM41X39zt9N8: dit formulier is volledig anoniem. Er worden hier geen e-mailadressen verzameld. In dit formulier hebt u de keuze om anoniem te blijven.
Via een persoonlijk gesprek met een van de verantwoordelijken (cf. infra): op deze manier is er geen anonimiteit en geen mogelijkheid tot beraadslaging met de andere verantwoordelijke.

Anonimiteit

Het is ten allen tijde mogelijk om anoniem een melding te maken. De anonimiteit kan enkel door de melder zelf opgeheven worden. Het is echter enkel mogelijk om verdere stappen te ondernemen wanneer de anonimiteit wordt opgegeven. Dit betekent niet dat de gegevens van de melder openbaar worden gemaakt. De gegevens blijven enkel toegankelijk voor de verantwoordelijken en worden na stopzetting verwijderd (cf. infra). Deze maatregel wordt genomen om zwartmakerij en valse beschuldigingen te voorkomen. Indien de melding door de verantwoordelijken als ernstig wordt beschouwd, wordt het slachtoffer aangespoord om de identiteit kenbaar te maken opdat verdere stappen kunnen worden ondernomen.

Ondernomen stappen

Indien de verantwoordelijken een melding binnenkrijgen, ondernemen zij een aantal stappen:

De melding wordt door beide verantwoordelijken onafhankelijk gelezen; dit om elkaars visie niet te beïnvloeden.
De verantwoordelijken komen (indien mogelijk fysiek) bijeen om de zaak te bespreken.
De verantwoordelijken bespreken de melding en bespreken of zij voor deze melding bevoegd zijn. Indien de melding gaat over iets wat buiten de werking van de Oosterse Afrikaanse Kring gebeurde en waarbij geen (praesidium)leden van de OAK betrokken waren, dan zijn zij hiervoor niet bevoegd. Ook wanneer een (praesidium)lid betrokken was, maar het voorval gebeurde buiten de werking van de OAK of andere kringen gekoppeld aan de UGent en buiten de context van studentikoziteit, zijn zij hiervoor niet bevoegd.
Indien wordt besloten dat de zaak binnen de bevoegdheden van de verantwoordelijken valt, wordt door de verantwoordelijken een inschatting gemaakt over de ernst van de feiten. Hierbij wordt steeds gehandeld met het oog op de veiligheid en integriteit van het slachtoffer. Verdere stappen worden genomen in functie van de ernst van de zaak.
Hieronder vindt u de stappen die kunnen worden ondernomen. Elke stap die wordt ondernomen gebeurt in samenspraak met het slachtoffer.
1. Er worden geen verdere stappen ondernomen.
2. Het slachtoffer wordt uitgenodigd op gesprek met een of beide van de verantwoordelijken.
3. Er wordt een gesprek voorgesteld tussen de betrokkene en het slachtoffer met eventuele deelname van een van de verantwoordelijken.
4. De betrokkene wordt aangesproken op haar/zijn gedrag. Dit gebeurt steeds met oog op de integriteit van het slachtoffer.
5. Er worden juridische stappen ondernomen. Let wel: om deze stap te zetten, hebben de verantwoordelijken geen instemming van het slachtoffer nodig.
Er wordt steeds overlegd en stappen gezet tot het slachtoffer de procedure stopzet of beide verantwoordelijken de procedure stopzetten.

Stopzetting

Nadat de procedure werd stopgezet, worden nog enkele stappen ondernomen:

Het slachtoffer krijgt een beknopt verslag van de melding en alle stappen die werden ondernomen.
De melding en al het mailverkeer wordt na drie weken volledig verwijderd.
Komt er na drie weken een nieuwe melding van hetzelfde slachtoffer, dan wordt dit beschouwd als een nieuwe zaak. Indien de termijn niet is verstreken, wordt dit beschouwd als onderdeel van de vorige melding, en wordt die zaak heropend.

Verantwoordelijken

De verantwoordelijken voor het meldingspunt integriteit voor het academiejaar 2024-2025 zijn:

Kyrill De Pauw (hij/hem): derde Bachelor sinologie, Lezing-Debat
Esra Verboven (zij/haar): eerste Master arabistiek en islamkunde, Studie

Contact

Bij vragen en/of opmerkingen kan u altijd terecht op het e-mailadres mentaalwelzijn.oak@gmail.com. Dit adres is enkel toegankelijk voor de verantwoordelijke personen. Geen enkele info wordt doorgespeeld naar derden of praesidiumleden tenzij dit anders door de betrokkene die de melding maakt, wordt gevraagd. Dit e-mailadres is niet gekoppeld aan de andere e-mailadressen van de OAK en is dus niet controleerbaar door de praeses of andere praesidiumleden; dit alles om uw integriteit en anonimiteit te beschermen.