Statuten

I. Wezen en doel van de vereniging

Artikel 1: Naam & wezen van de vereniging
  1. De Oosterse Afrikaanse Kring (hierna aangeduid met OAK), opgericht op 13
    december 1960, is de studentenvereniging voor de studenten van de opleidingen
    Oosterse Talen en Culturen (afstudeerrichtingen Sinologie; Indologie; Arabistiek en
    islamkunde) en Afrikaanse Talen en Culturen aan de Faculteit Letteren en
    Wijsbegeerte van de Universiteit Gent.
  2.  De OAK is een feitelijke vereniging, aangesloten bij de overkoepelende vereniging
    van de Universiteit Gent nl. het FaculteitenKonvent Gent (hierna aangeduid met FK).
  3. De OAK is pluralistisch ingesteld en neemt bijgevolg geen uitgesproken politieke,
    religieuze of filosofische standpunten in. De OAK en haar leden onderschrijven de
    anti-discriminatieverklaring van de Universiteit Gent.
  4. De OAK is gevestigd te Blandijnberg 2, 9000 Gent.
Artikel 2: Doel
  1. De OAK heeft als doel het vertegenwoordigen van haar studenten ten aanzien van
    de universitaire instanties, het zetelen in diverse opleidingscommissies en het
    organiseren van activiteiten en diensten die de leden ten goede komen. Hieronder
    vallen de boekenverkoop, het verdelen van studentencursussen en syllabi,
    sportactiviteiten, muziekevenementen, met de opleiding verband houdende reizen,
    het uitbrengen van een maandblad (Kalima, Arabisch voor ‘woord’), het organiseren
    van quizzes, galabal, cantus, fuiven etc. en het aanbieden van een selectie uit de
    Gentse, de Belgische of internationale cultuuragenda.
  2. Bovendien tracht de OAK haar leden op een constructieve en respectvolle manier in
    contact te brengen met niet-westerse culturen.
Artikel 3: Werking en middelen
  1. De werkingsmiddelen en het vermogen van de OAK dienen uitsluitend aangewend te
    worden voor de doelen zoals in artikel 2 beschreven. Deze werkingsmiddelen zijn de
    lidgelden, de subsidies die elk jaar door de Dienst Studenten Activiteiten (hierna
    aangeduid met DSA) worden verstrekt, de sponsoring die aan de OAK ter beschikking
    gesteld wordt en de gelden op de bankrekening van de OAK.

II. Samenstelling en leden van de vereniging

Artikel 4: Leden
  1. Voor lidmaatschap komen alle studenten in aanmerking die tenminste één jaar
    ingeschreven zijn, of dat zijn geweest, voor de opleiding Oosterse of Afrikaanse Talen
    en Culturen van de Universiteit Gent en die nog steeds ingeschreven zijn voor een
    opleiding in het Gentse. Het praesidium behoudt zich het recht om een student die
    geen Oosterse of Afrikaanse Talen & Culturen aan de Universiteit Gent volgt, op
    uitzonderlijke gronden als lid te aanvaarden.
  2. Personen die zich willen aansluiten bij de OAK, maar de hierboven vermelde studies
    nooit hebben gevolgd worden verder behandeld in artikel 6.
  3. Elk lid van OAK moet zich onthouden van persoonlijke standpunten en opvattingen
    als algemene standpunten en opvattingen van de OAK naar voren brengen.
Artikel 5: Lidmaatschap
  1. Om het lidmaatschap te verkrijgen of te verlengen dient de student in kwestie een
    lidkaart aan te kopen bij het praesidium van de OAK. Het lidgeld wordt vastgelegd
    aan het begin van het academiejaar. Na betaling van het lidgeld bekomt de student
    het lidmaatschap (en een lidkaart) van de OAK.
  2. De geldigheidsduur van de lidkaart wordt beperkt tot één academiejaar. Het
    lidmaatschap dient desgewenst per academiejaar te worden verlengd. Indien hier
    aan wordt verzaakt, zal de OAK overgaan tot de ontheffing van het lidmaatschap van
    het desbetreffende lid. Niettegenstaande kan het lidmaatschap voor enkele jaren
    worden onderbroken, waarna het opnieuw kan worden opgenomen.
Artikel 6: Ereleden
  1. Na onderlinge overeenkomst binnen het praesidium kan eenieder die niet binnen de
    omschrijving van artikel 4 valt of personen met speciale verdienste of andere
    personen voorgedragen worden om in aanmerking te komen voor het
    erelidmaatschap. De prijs van een erelidkaart wordt vastgelegd bij het begin van het
    academiejaar. De geldigheidsduur van deze lidkaart wordt beperkt tot één
    academiejaar. De ereleden verkrijgen de toegang tot de activiteiten die gedurende
    dat academiejaar worden georganiseerd: het galabal, de fuiven, de cantussen etc.
  2. Zij hebben recht op een eervolle vermelding in de Kalima, waarvan zij tevens elke
    editie toegestuurd krijgen.
  3. Pro-senioren van de OAK zijn automatisch erelid.

III. Bestuur van de vereniging

Artikel 7: Bestuursleden en praesidium
  1. Leden die voor een praesidiumfunctie in aanmerkingen willen komen, moeten
    voldoen aan volgende voorwaarden: zij moeten minstens één jaar een actief lid
    geweest zijn van de OAK; zij moeten minstens één jaar de opleiding Afrikaanse of
    Oosterse talen en Culturen gevolgd hebben; en hun kandidatuur moet worden
    goedgekeurd door het uittredende praesidium. (Wanneer zij kandidaturen weigeren
    kan evenwel een Algemene Vergadering samen worden geroepen ter
    verantwoording.)
    1. 1 Van deze voorwaarden kan worden afgeweken na goedkeuring van het uittredende
      praesidium.
  2. De praeses, vice-praeses, penningmeester en secretaris vormen het dagelijks
    bestuur (hierna aangeduid met DB). Zij hebben, behalve in geval van
    hoogdringendheid en na consultatie van de andere bestuursleden, geen
    bevoegdheid om over te gaan tot beslissingen die gevolgen kunnen hebben voor de
    OAK.
  3. Een praesidiumlid dat langer dan een maand in de onmogelijkheid verkeert zijn of
    haar functie te vervullen, noch actief aanwezig kan zijn op bestuursvergaderingen
    en/of activiteiten, moet dit minstens twee weken op voorhand aankondigen aan het
    praesidium. Gedurende deze periode van inactiviteit kan desbetreffend
    praesidiumlid geschorst worden van zijn of haar functie, dit houdt in dat hij of zij
    geen stemrecht meer kan uitoefenen. Een van zijn of haar functie geschorst
    praesidiumlid kan voor die periode eventueel vervangen worden, doch kan de
    plaatsbekleder eveneens geen stemrecht uitoefenen.
  4. Het praesidium is bij voorkeur samengesteld uit de statutaire functies, maar is vrij
    om, indien het dit nodig acht, nieuwe functies in het leven te roepen of te
    schrappen, of bestaande functies uit te breiden of in te krimpen.
  5. Ieder praesidiumlid kan door de algemene vergadering ter verantwoording worden
    geroepen voor de daden die hij of zij stelt als actief bestuurslid. Indien nodig kunnen
    passende en proportionele sancties worden opgelegd bij overschrijding van
    bevoegdheid of wangedrag.
  6. Praesidiumfuncties, andere dan die die tot het DB behoren, kunnen door meer dan
    één persoon uitgeoefend worden. Zij kunnen daarnaast ook gecombineerd worden
    met andere functies.
Artikel 8: Dagelijks bestuur (DB)
  1. De leden van het dagelijks bestuur zijn de praeses, de vice-praeses, de
    penningmeester, en de secretaris.
  2. Geen van de functies van het dagelijks bestuur zijn met elkaar verenigbaar.
  3. Het dagelijks bestuur ziet toe op de uitvoering van de door het praesidium genomen
    beslissingen, en oefent de bevoegdheid van het praesidium uit in alle gevallen
    waarin hoogdringendheid een optreden rechtvaardigt, onder de verplichting de
    genomen beslissingen op de eerstvolgende bestuursvergadering ter goedkeuring
    voor te leggen.
  4. Minstens met twee wonen zij de Algemene Vergaderingen van het FK bij en met
    uitzondering van de secretaris dragen zij ook de financiële eindverantwoordelijkheid.
Artikel 9: Omschrijving van bevoegdheden en functies
§1: Praeses
  1. De praeses is de voornaamste vertegenwoordiger van de OAK. Hij of zij roept de
    bestuursvergaderingen samen en zit ze voor. Als voorzitter coördineert hij of zij de
    uitvoering van alle door het praesidium getroffen beslissingen.
    In het belang van de vereniging neemt hij of zij tevens alle maatregelen waartoe de
    noodwendigheid hem of haar dwingt. Ieder initiatief van de praeses moet door het
    praesidium vooraf worden goedgekeurd, met uitzondering van de maatregelen uit
    hoogdringendheid.
  2. Wanneer de praeses in de onmogelijkheid verkeert zijn of haar functie uit te
    oefenen, wordt de functie waargenomen door de vicepraeses, in samenspraak met
    de penningmeester. Wanneer ook de vicepraeses en de penningmeester allebei in
    de onmogelijkheid verkeren om hun functie uit te oefenen, wordt de functie
    waargenomen door het oudste praesidiumlid met de meeste anciënniteit binnen
    OAK.
  3. Wanneer de praeses zijn of haar ontslag indient, of door het praesidium uit zijn of
    haar functie wordt ontzet, zal de vicepraeses in samenspraak met de
    penningmeester het praesidium voorzitten, tot een nieuwe praeses wordt verkozen.
    In dat geval moet deze verkiezing plaatsvinden binnen de 15 lesdagen na het ontslag
    van de praeses. De waarnemende praeses handelt alleen lopende zaken af en schrijft
    zo snel mogelijk nieuwe verkiezingen uit.
  4. De praeses neemt eveneens de leiding op cantussen. Hij of zij organiseert, opent en
    sluit deze af, tenzij in de gevallen zoals beschreven in 1. en 2. In deze gevallen neemt
    de vicepraeses deze rol over.
  5. De Praeses zetelt in de algemene vergadering van het DB.
§2: Vice-praeses
  1. De vicepraeses helpt de andere presidiumleden bij uitvoering van hun taken indien
    mogelijk en gewenst. Verder helpt de vicepraeses de praeses bij het organiseren van
    cantussen, eveneens waar mogelijk en gewenst.
  2. Indien de praeses in de onmogelijkheid verkeert om een cantus te leiden, of uit zijn
    functie gezet is, neemt de vicepraeses de leiding van de cantus.
  3. Indien de schachtentemmer in de onmogelijkheid verkeert om als schachtentemmer
    te fungeren, of uit zijn functie ontzet is, neemt de vicepraeses bij voorkeur die
    functie waar, tenzij hetzelfde ook geldt voor de praeses. In dat geval duidt het
    praesidium een schachtentemmer aan.
  4. De Vice-praeses zetelt in de algemene vergadering van het DB.
§3: Penningmeester
  1. De penningmeester is, samen met de praeses, de financieel verantwoordelijke van
    de OAK. Bij aanvang van elke bestuursvergadering kan de penningmeester verslag
    uitbrengen over de financiële toestand van OAK.
  2. De penningmeester houdt de financiële verrichtingen bij in de boekhouding.
    De boekhouding omvat de zorgvuldige en gedetailleerde opgave van de financiële
    verrichtingen, met vermelding van de optredende praesidiumleden, alsook (kopieën
    van) de door vertegenwoordigers van de kring afgesloten contracten en de externe
    briefwisseling. Van elke activiteit kan een financieel verslag worden opgevraagd door
    de penningmeester bij de verantwoordelijke van deze activiteit. De penningmeester
    informeert de desbetreffende persoon hierover tijdig. Het financieel verslag kan
    opgemaakt worden in samenspraak met de penningmeester.
  3. Elk praesidiumlid heeft recht van inzage in de boekhouding. Derden hebben enkel
    recht van inzage met goedkeuring van het praesidium, waarbij zowel praeses als
    penningmeester vetorecht hebben. Inzage van de boekhouding gebeurt enkel in
    aanwezigheid van de penningmeester of de praeses.
  4. De penningmeester ziet erop toe dat gedurende het werkingsjaar geen
    (buitensporige) schulden worden gemaakt en dat het aantal verlieslatende
    activiteiten tot een minimum worden beperkt en zorgt voor een verantwoord
    aanwenden van de subsidies die door de DSA ter beschikking worden gesteld.
  5. De Penningmeester zetelt in de algemene vergadering van het DB.
§4: Secretaris
  1. De secretaris staat in voor de interne briefwisseling, de aanvulling van het
    secretariaatsmateriaal, de verzorging van het ledenbestand, het onderhoud van het
    kringlokaal en zorgt ervoor dat er steeds een activiteitenkalender per maand
    aanwezig is in het lokaal van de OAK.
  2. De secretaris staat mee in voor de voorbereiding van de bestuursvergaderingen. Hij
    of zij maakt van elke vergadering een verslag op, dat ten laatste twee dagen na de
    vergadering moet worden voorgelegd aan het praesidium.
  3. Bij ontstentenis van een PR, neemt de secretaris de taken van de PR op zich.
  4. De Secretaris zetelt in de algemene vergadering van het DB.
§5: Feest
  1. De feest-praeses is verantwoordelijk voor het organiseren van de feestelijkheden.
    Deze kunnen inhouden, maar zijn niet beperkt tot: fuiven, het galabal, themaavonden
    in de Amber en de cantussen, alsook het voorzien van de benodigdheden
    daarvoor, het contacteren van DJ’S en het vastleggen van de locaties daarvan. Op de
    bestuursvergaderingen kan hij of zij de door hem of haar gekozen thema’s voor
    fuiven voorleggen. Het praesidium heeft inspraak in de invulling van deze
    activiteiten.
  2. Voor activiteiten die met andere kringen worden georganiseerd, waaronder het
    galabal dat meestal samen met KHK, KK, en Slavia wordt georganiseerd, woont hij of
    zij de organisatievergaderingen bij, en houdt daarvan de andere praesidiumleden op
    de hoogte.
  3. De feest-praeses blijft tot laatste op de door hem of haar georganiseerde
    activiteiten. Wanneer de feest-praeses in de onmogelijkheid verkeert de
    georganiseerde activiteit af te sluiten, zoekt hij of zij iemand die deze taak kan
    overnemen. Indien hij of zij hier niet zelfstandig in slaagt, wordt door de praeses of
    het praesidium een ander praesidiumlid als eindverantwoordelijke aangeduid.
§6: Reis
  1. De reis-praeses staat in voor de organisatie van de reizen en uitstappen van OAK.
    Deze houden in, maar zijn niet beperkt tot: ledenreis, dagtrips, een eventueel
    bachelorweekend (in samenspraak met de bachelor). Het praesidium heeft inspraak
    in de invulling van deze activiteiten.
  2. De reis-praeses gaat mee op de georganiseerde reis als eindverantwoordelijke.
    Wanneer de reis-praeses in de onmogelijkheid verkeert op de georganiseerde reis
    mee te gaan, wordt door het praesidium een ander praesidiumlid als
    eindverantwoordelijke aangeduid.
  3. De reis-praeses wordt verondersteld elk jaar een dagtrip te organiseren naar een
    nabije cultuurstad en één verre reis naar een locatie die verband houdt met onze
    opleiding. Voor elk van deze reizen worden ook een aantal concrete afspraken
    gemaakt (zoals uur en verzamelplaats van vertrek en aankomst) waaraan de leden
    zich dienen te houden. Doen zij dat niet, dan behoudt de OAK zich het recht om niet
    meer in te staan voor de verantwoordelijkheid voor de heen- of terugreis van de
    leden in kwestie.
§7: Studie
  1. De studie-praeses zorgt voor boeken, syllabi, studentencursussen en dergelijke. Hij
    of zij schrijft voor het begin van het academiejaar de professoren aan om informatie
    te bekomen inzake de handboeken die op de boekenlijsten terug moeten zijn te
    vinden.
  2. De studie-praeses contacteert de boekhandel en bestelt de boeken, gelet op de
    verkoopcijfers van het voorgaande academiejaar en het aantal effectieve
    inschrijvingen per richting per studiejaar. Hij of zij regelt de inschrijvingen voor
    syllabi van professoren die door de OAK worden verdeeld en zorgt voor het
    vervaardigen en verdelen van studentencursussen.
  3. De studie-praeses verzorgt de cursusdienst en zorgt ervoor dat de boekenverkoop
    op een vooraf bepaald en meegedeeld tijdstip plaatsvindt. Hij of zij houdt een
    inventaris bij van de te verkopen boeken. Na elk verkoopmoment overhandigt hij of
    zij de kassa terug aan de penningmeester en zorgt ervoor dat de boekhandel op de
    afgesproken momenten kennis krijgt van de transacties die met behulp van het
    betaaltoestel werden gemaakt. Hij of zij houdt de penningmeester op de hoogte van
    alle gedane transacties.
  4. Hij of zij is tevens verantwoordelijk voor bovenvermeld betaaltoestel en zorgt ervoor
    dat het samen met de overstock van onverkochte boeken terug aan de boekhandel
    overhandigd wordt.
§8: Bachelor
  1. De bachelor staat in voor het contact tussen de eerstejaarsstudenten onderling en
    probeert een samenhorigheidsgevoel te creëren met de rest van de leden.
    Bovendien tracht hij of zij, waar mogelijk, hun bezorgdheden of vragen binnen de
    opleiding op te lossen of te beantwoorden.
  2. De bachelor organiseert de peter-en-meteravond. De organisatie van het eventuele
    bachelorweekend gebeurt in samenspraak met de reis-praeses. Hij of zij staat ook in
    voor de coördinatie van de rondleidingen op de introductiedag.
  3. De bachelor heeft bij voorkeur het jaar voorafgaand aan zijn functie het eerste jaar
    van de opleiding doorlopen. De bachelor is verantwoordelijk voor de aankondigingen
    van de verschillende activiteiten en diensten in het eerste jaar. De bachelor fungeert
    bij voorkeur als schachtentemmer op cantussen.
§9: Cultuur
  1. De cultuur-praeses voorziet in de culturele noden van de OAK. Hij of zij maakt naar
    eigen goeddunken een selectie uit hetgeen de Gentse opera, speelhuizen en
    schouwburgen gedurende dat academiejaar aanbieden, en boekt maandelijks
    minstens één van de films, voorstellingen, opera’s etc.
  2. Indien er onder de leden van de OAK voldoende belangstelling voor gevonden kan
    worden, kan de cultuur-praeses ook een tentoonstelling of een muziekavond
    organiseren. Het inrichten van een quiz behoort ook tot zijn takenpakket. Het
    praesidium heeft inspraak in de invulling van deze activiteiten.
§10: Sport
  1. De sport-praeses organiseert zowel sportieve als recreatieve activiteiten. Deze
    kunnen inhouden, maar zijn niet beperkt tot: het reserveren van de zalen in het GUSB,
    bijwonen van vergaderingen van het 12-urenloopcomité, geïnteresseerden zoeken
    die willen deel uit maken van de ploeg van de Blandijn dat deelneemt aan het IFK.
  2. Hij of zij zetelt in de vergaderingen van Blandinia-sport.
  3. Ook minder “olympische” sportdisciplines vallen onder zijn of haar bevoegdheid
    (biljart, bowling etc.). Het praesidium heeft inspraak in de invulling van deze
    activiteiten.
§11: Scriptor
  1. De scriptor is belast met de redactie van de Kalima, het officiële blad van OAK, en
    staat tevens in voor de distributie van het blad, dat bij voorkeur maandelijks (met
    uitzondering van blok-, examen- en vakantiemaanden) moet verschijnen. Het
    praesidium heeft inspraak in de inhoud van het blad.
  2. De scriptor heeft redactionele vrijheid, maar de inhoud van het blad kan ter discussie
    gesteld worden op de bestuursvergadering. Het is zijn of haar functie om ervoor te
    zorgen dat elk van de nummers voor dat academiejaar verschijnt en dat ze
    voldoende interessante artikels bevatten.
  3. Bij ontstentenis van een scriptor verzorgt de PR de redactie van de Kalima.
§12: Public relations (PR)
  1. De PR is verantwoordelijk voor het aanleggen en onderhouden van contacten tussen
    de OAK en haar leden, de universiteit, potentiële sponsors. De PR is belast met de
    promotie voor activiteiten die OAK organiseert. Deze promotie kan onder de
    volgende vormen voorkomen, maar is daar niet noodzakelijk toe beperkt: affiches,
    posters, kaarten, flyers, kalendertjes, facebook, aankondigingen in auditoria en op
    de website en sociale media.
  2. Van elke activiteit, georganiseerd door de OAK, dient er door de PR aan de
    prikborden van elke vakgroep van de talen die de studenten kunnen studeren
    minstens één affiche gehangen te worden. De affiches hangen ten laatste drie dagen
    voor de activiteit die ze aankondigen op. Voor de openingsfuif, het galabal en de reis
    hangen de affiches drie weken op voorhand op.
  3. De PR is belast met de communicatie naar ereleden en sponsors toe. Hij of zij stelt
    ereleden en sponsors op de hoogte van geplande activiteiten van OAK en bezorgt
    hen het officiële blad van OAK. De PR is eveneens belast met het zoeken naar
    sponsorgelden voor OAK, in samenspraak met de penningmeester en praeses.
  4. De PR verzorgt de website, het forum, en plaatst de foto’s in het digitale fotoalbum.
    Hij of zij is verantwoordelijk voor het aankondigen van de activiteiten van de OAK op
    de website van DSA. Hij of zij onderhoudt de sociale media en maakt de
    evenementen aan.
  5. Bij ontstentenis van een scriptor verzorgt de PR de redactie van de Kalima.
  6. Bij ontstentenis van een PR, neemt de secretaris de taken van de PR op zich.
§13: Schachtentemmer
  1. De schachtentemmer is verantwoordelijk voor de (na)doop. Hij of zij is het
    voornaamste aanspreekpunt voor de schachten en ziet erop toe dat hun doop
    conform de bepalingen van het Gentse doopdecreet verloopt.
  2. Hij of zij ondertekent samen met de Praeses het Gentse doopdecreet.
  3. Hij of zij leidt de doopcantussen.
§14: Juridische
  1. De juridische verleent administratieve en adviserende diensten met betrekking tot
    de door de OAK onderschreven contracten en leest ze na.
  2. Hij of zij controleert per jaar de statuten en, indien nodig, past ze aan om ter
    goedkeuring voorgelegd te laten worden aan de DSA.
§15: Vaste medewerker
  1. De vaste medewerker oefent geen specifieke bevoegdheden uit, maar ondersteunt
    de andere praesidiumleden bij het uitvoeren van hun functies
Artikel 10: Bestuursvergadering
  1. Het praesidium vergadert bij voorkeur maandelijks, behalve in vakantie- en
    examenperiodes. Deze vergaderingen worden samengeroepen door de praeses, of in
    diens afwezigheid, door een ander lid van het dagelijks bestuur. De praeses is
    verplicht het praesidium in vergadering samen te roepen wanneer minstens 1/3 van
    het praesidium daarom vraagt.
    Wanneer het praesidium tot vergadering samengeroepen wordt, dienen de
    praesidiumleden uitgenodigd te worden door diegene die de vergadering
    samenroept.
  2. De praeses bepaalt de agenda van de vergadering. Het praesidium kan deze agenda
    aanvullen, maar nooit wijzigen. Ieder praesidiumlid kan een punt als variapunt
    toevoegen aan de agenda. Het praesidium kan eisen dat bepaalde agendapunten
    naar een volgende vergadering worden verschoven, wanneer de meerderheid van de
    praesidiumleden afwezig is. Deze verschuiving kan eenmalig gebeuren, het
    verschoven agendapunt wordt dan op de eerstvolgende vergadering besproken.
  3. Een vergadering moet minstens drie dagen op voorhand aangekondigd worden,
    tenzij in geval van hoogdringendheid. De praesidiumleden moeten tijdig verwittigd
    worden via de daartoe voorbestemde communicatiekanalen (telefonisch / e-mail /
    mondeling / sociale media). Indien een praesidiumlid vooraf weet dat hij of zij niet
    aanwezig kan zijn, dient hij of zij zich bij de praeses of de secretaris te
    verontschuldigen. Als een praesidiumlid meermaals afwezig is zonder geldige reden,
    kunnen sancties volgen. Het praesidium beslist over de aard en zwaarte van deze
    sancties. Voor afwezigheid bij vergaderingen waarop er gestemd moet worden over
    personen of over de statuten, wordt een volmacht vereist.
Artikel 11: Stemming op de bestuursvergadering
  1. Beslissingen worden, tenzij anders vermeld, met een gewone meerderheid (50%+1)
    van de geldig uitgebrachte stemmen goedgekeurd. Een geldige stem is een stem die
    beantwoordt aan de voor de stemming bepaalde normen. Ieder praesidiumlid heeft
    één stem. In geval van staking van stemmen is de stem van de praeses
    doorslaggevend. Onthoudingen tellen niet mee voor het totaal van het aantal
    uitgebrachte stemmen.
  2. Elke vergadering waar er gestemd moet worden over personen of de statuten, wordt
    plenair aangevat. Een plenaire vergadering is een vergadering waar elk praesidiumlid
    aanwezig is, of bij afwezigheid vertegenwoordigd is door een volmacht, gegeven aan
    een ander praesidiumlid. Ieder praesidiumlid kan maximum 1 volmacht dragen.
  3. Stemmingen verlopen door middel van handopsteking. Indien het gaat om een
    stemming over personen, of wanneer een praesidiumlid daarom verzoekt, moet de
    stemming schriftelijk gebeuren. Schriftelijke stemmen worden steeds geteld door de
    secretaris en de praeses.
    3.1 Elk praesidiumlid heeft recht van inzage in de schriftelijk uitgebrachte stemmen na
    de telling, dit om op fouten of onregelmatigheden te controleren. Indien bij een
    schriftelijke stemming fouten of onregelmatigheden vastgesteld zijn, moet de
    stemming opnieuw gebeuren.
Artikel 12: Passieve voorwaarden voor toetreding tot het bestuur
  1. Alle OAK-leden die één jaar ingeschreven zijn geweest aan de Gentse Universiteit in
    de richting Oosterse of Afrikaanse Talen en Culturen komen in aanmerking voor een
    bestuursfunctie in het praesidium, onder de voorwaarde dat zij nog steeds
    studenten zijn in Gent. Het praesidium behoudt zich het recht om een student die
    geen Oosterse of Afrikaanse Talen & Culturen aan de Universiteit Gent volgt, op
    uitzonderlijke gronde als kandidaat-bestuurslid te aanvaarden.
Artikel 13: Actieve voorwaarden tot toetreding tot het bestuur
  1. Indien een bepaald lid van de OAK, zich kandidaat wil stellen voor een bepaalde
    bestuursfunctie en hij of zij voldoet aan de passieve voorwaarden, contacteert hij of
    zij de praeses of een ander lid van het praesidium. Het praesidium zal op het einde
    van het academiejaar een vergadering bijeenroepen waarop de kandidaten ingelicht
    worden over de werking van de OAK en de omschrijving van de praesidiumfuncties.
    De kandidaten kunnen dan in samenspraak met het afredende bestuur beslissen
    voor welke van de vacatures ze zich verkiesbaar willen stellen.
  2. Vooreerst wordt de functie van praeses bij gewone meerderheid door het
    aftredende bestuur verkozen. Bij voorkeur is de praeses een actieve student
    Oosterse dan wel Afrikaanse talen en culturen, die minstens in zijn tweede jaar zit,
    en minstens één jaar praesidiumervaring heeft.
  3. Wanneer de kandidaat-praeses verkozen is, kan de rest van de lijst worden
    samengesteld. De kandidaten overleggen samen wie welke functie wil uitoefenen,
    en bij consensus wordt beslist wie de meest geschikte kandidaat is. Op deze manier
    wordt de lijst samengesteld die dan aan de leden zal worden voorgesteld.
  4. Indien één of meerdere kandidaten het oneens zijn met de kandidaat-praeses
    kunnen zij een alternatieve lijst samenstellen. De praeses dient op deze alternatieve
    lijst vanzelfsprekend aan dezelfde voorwaarden te voldoen, en de lijst mag maximaal
    drie gemeenschappelijke leden hebben.
Artikel 14: De stemming
  1. Alle ingeschreven leden van de OAK in het bezit van een lidkaart van het lopend
    academiejaar zijn stemgerechtigd.
  2. De datum en plaats van de verkiezing worden op de facultaire prikborden en op de
    website ten laatste week voor de verkiezing bekendgemaakt.
  3. In geval van één lijst kunnen zij de lijst goed- of afkeuren, evenals hun voorkeurstem
    uitbrengen voor één of meerdere kandidaten op de lijst. In het geval dat er twee
    lijsten zijn kiezen de leden één van de lijsten, of brengen zij voorkeurstemmen uit
    binnen één van beide lijsten.
Artikel 15: Niet opnemen van een verkozen functie
  1. Wanneer een verkozen bestuurslid om persoonlijke of academische redenen zou
    beslissen zijn functie niet op te nemen, wordt voor de invulling van die functie een
    andere kandidaat gezocht.
  2. Indien de verkozen praeses zijn of haar functie niet zal opnemen, wordt de vicepraeses
    automatisch de nieuwe praeses. Wanneer deze laatste eveneens ontslag
    neemt, dient een nieuwe praeses verkozen te worden onder de leden van het
    vigerend praesidium, en dit door algemene vrije verkiezingen waarbij alle OAK-leden
    stemgerechtigd zijn.

IV. Algemene ledenvergadering (ALV)

Artikel 16: De algemene ledenvergadering
  1. Op de Algemene ledenvergadering, afgekort tot ALV, zijn alle leden zoals
    omschreven in artikel 4 en 6 welkom, alsook alle studenten van de studierichtingen
    Oosterse of Afrikaanse talen en culturen.
  2. Elk bestuurslid van de vereniging kan oproepen tot een ALV; een gewoon lid kan aan
    één van de bestuursleden te kennen geven dat meerdere leden een ALV wensen. De
    OAK dient minstens éénmaal per jaar een ALV samen te roepen.
  3. Mogelijke wijzigingen van de statuten door (praesidium)leden dienen ten minste 48u
    voor de ALV aan de secretaris/praeses meegedeeld te worden. De secretaris/praeses
    verbindt zich ertoe deze voorstellen tot wijziging bekend te maken via de website en
    het forum.
Artikel 17: Bevoegdheid
  1. De Algemene ledenvergadering is het hoogste orgaan binnen de OAK. De ALV is
    bevoegd voor onder andere volgende zaken: ontbinding van de vereniging, het
    verkiezen van een nieuw bestuur en de wijziging van de statuten van de OAK.
  2. De besluiten van de ALV zijn bindend.
Artikel 18: Samenroepen en stemming van de ALV
  1. Voor de oproeping van de Algemene ledenvergadering zullen de daartoe
    voorbestemde communicatiemiddelen (facultaire prikbord-berichten, auditoriumaankondiging
    en melding op de website) worden aangewend.
  2. De termijn die voor het samenroepen van de Algemene Vergadering dient te worden
    gerespecteerd bedraagt minimaal 5 werkdagen. De ALV kan slechts geldig
    plaatsvinden indien aan deze oproepingsvoorwaarden voldaan is.
  3. Alle aanwezige leden hebben bij het nemen van besluiten enkelvoudig stemrecht.
  4. Indien een lid niet aanwezig kan zijn op de ALV kan zijn of haar stem door middel van
    een geschreven volmacht door een ander lid worden uitgeoefend. Dit kan om het
    even welk lid zijn. Ieder lid kan slechts één volmacht uitoefenen.
  5. Onthoudingen worden niet meegerekend.
Artikel 19: Geldigheid van de beslissing
  1. De beslissingen die door de Algemene ledenvergadering worden genomen, is geldig
    wanneer een 2/3 meerderheid behaald is.

V. Sancties met betrekking tot de leden

Artikel 20: Procedure
  1. Wanneer één van de leden van de OAK, zich ten aanzien van de universiteit of op de
    activiteiten van de OAK of een andere studentenvereniging ernstig misdraagt of
    derden onheus behandelt, kan dit lid daarvoor worden gesanctioneerd.
  2. De interpretatie van het gedrag en het bepalen van de inhoud en de omvang van de
    sanctie gebeurt tijdens een buitengewone zitting van het praesidium waarop het
    beklaagde lid uitgenodigd wordt om zich te verdedigen.
  3. De zwaarste sanctie is uit de kring gezet worden, waardoor het lid niet meer welkom
    is op activiteiten van de OAK en op alle gebied zijn stemrecht verliest.

VI. Ontslag van bestuursleden

Artikel 21: Procedure
  1. Wanneer een praesidiumlid zich ernstig heeft misdragen, anderen onheus heeft
    behandeld, of zijn functie niet naar behoren uitvoert, kan ook deze gesanctioneerd
    worden. Een praesidiumlid kan enkel uit zijn of haar functie ontheven worden bij
    bijzondere meerderheid.
  2. Deze beslissing kan enkel genomen worden tijdens een buitengewone zitting van het
    praesidium waarop minstens drie vierden van het praesidium aanwezig is en deze
    vergadering met een tweederdemeerderheid beslist.
  3. Het praesidium mag ook aanwezig zijn bij wijze van een volmacht, met een
    maximum van één per praesidiumlid.
  4. Het betrokken bestuurslid moet in de mogelijkheid worden gesteld om hierover een
    verdediging te organiseren.
  5. De ontheffing is slechts geldig als de volgende procedure gevolgd is en als hiervan
    schriftelijke bewijzen bestaan: een motie van wantrouwen tegen een bestuurslid
    wordt ingediend op een bestuursvergadering, op dezelfde vergadering wordt er met
    gewone meerderheid beslist over de ontvankelijkheid van de motie.
  6. Wordt de motie ontvankelijk verklaard, dan krijgen de betrokken partijen de kans
    om hun standpunten te verdedigen. Na uiteenzetting van de verschillende
    standpunten en het beantwoorden van vragen door de andere praesidiumleden,
    wordt overgegaan tot een geheime stemming.
  7. De motie van wantrouwen moet worden goedgekeurd met een 2/3 meerderheid.
    Tegen de beslissing van deze buitengewone bestuursvergadering is geen verder
    beroep mogelijk. Het DB van het FK wordt zo snel mogelijk van deze beslissing op de
    hoogte gebracht.
Artikel 22: Invulling van de vrijgekomen functie
  1. Een nieuw praesidiumlid zal gezocht worden om de vrijgekomen positie in te nemen
    en de bestuursfunctie te vervullen. De procedure die daarbij zal worden gevolgd,
    staat beschreven in artikel 13.

VII. Financiële eindverantwoordelijkheid

Artikel 23: Verantwoordelijken
  1. Drie van de leden van het DB, zijnde de penningmeester, de praeses en de vicepraeses,
    dragen de financiële eindverantwoordelijkheid. Dit zowel ten aanzien van
    de OAK-kassa, als ten aanzien van de bankrekening.
  2. De penningmeester is in het bezit van de bankkaart van de OAK-rekening, hieruit vloeit voort dat hij of zij verantwoordelijk is voor de met die kaart gedane uitgaven.
Artikel 24: De kassa
  1. De OAK-kassa wordt beheerd door alle praesidiumleden voor lidkaartenverkoop,
    inschrijvingen voor diverse activiteiten, boeken- en cursussenverkopen etc.
  2. Alle inkomsten en uitgaven worden bijgehouden op de daarvoor bestemde
    kasbladen en op basis van die kasbladen en de rekeninguittreksels wordt door de
    penningmeester een kasverslag voorgelegd aan de bestuursvergadering.
Artikel 25: Onregelmatigheden
  1. In geval van onregelmatigheden in het kasverslag zullen de verantwoordelijke
    bestuursleden daarvoor ter verantwoording worden geroepen en hoofdelijk
    aansprakelijk gesteld worden voor het tekort in de kas.
  2. Zij zijn aansprakelijk voor potentiële tekorten in de kas, en in het ergste geval zelfs
    de schulden die door de OAK gedurende dat jaar zouden zijn gemaakt. Zij zullen
    gehouden worden deze tekorten vergoeden, of de schulden aflossen.

IIX. Opschorting van de vereniging

Artikel 26: omstandigheden
  1. Wanneer door het atfredend praesidium voor een volgend academiejaar op geen
    enkele wijze nog een werkbaar praesidium kan worden samengesteld, kan de
    vereniging voor één of meerdere jaren worden opgeschort.
Artikel 27: De schatbewaarder
  1. Wanneer de vereniging voor onbepaalde tijd wordt opgeschort, moet een
    schatbewaarder worden aangesteld als beheerder van de gelden en middelen die in
    het bezit zijn van de OAK op het moment van opschorting.
  2. De schatbewaarder moet getuigen van objectiviteit, kwaliteit en bekwaamheid, en is
    bij voorkeur één van de leden van het laatste dagelijks bestuur.
Artikel 28: Einde van de opschorting
  1. Wanneer de OAK na onbepaalde duur weer over voldoende bestuursleden beschikt
    om de werkzaamheden opnieuw te hervatten, zal de schatbewaarder de totale
    bewaarde fondsen van de OAK aan het nieuwe dagelijks bestuur overhandigen.

IX. Symboliek en traditie

(Oud) Artikel 29: Kleuren
  1. De kleuren van de OAK zijn wit-geel-zwart, waarbij wit symbool staat voor de
    faculteit Letteren en Wijsbegeerte, geel voor de opleiding Oosterse Talen en
    Culturen en zwart voor de opleiding Afrikaanse Talen en Culturen. De
    kleurenverhouding is 1/2 wit, 1/4 geel en 1/4 zwart.
Artikel 29: Kleuren (toekomstige wijziging 2022)
  1. De kleuren van de OAK zijn geel-oranje-blauw.
  2. Deze kleuren staan symbool voor de zonsopgang, een universeel gebeuren, wat de
    globale samenhorigheid, over de verschillende culturen heen, belichaamt.
(Oud) Artikel 30: Wapenschild
  1. Het wapenschild van de OAK heeft de vorm van een heraldisch Vlaams schild,
    horizontaal aan het hoofd en afgerond aan de voet, met een hoogtebreedteverhouding
    7/5. Het bovenste 1/7 van het wapenschild stelt een faas voor met in
    horizontale banden de clubkleuren 1/2 zilver, 1/4 goud en 1/4 sabel. De halve cirkel,
    die de onderste 5/14 inneemt, is horizontaal in twee stroken verdeeld, hetzij de
    onderste strook in sabel en de bovenste strook in zilver, met daarop de Gentse
    gouden draak, die met het hoofd naar links is afgebeeld. De rechterhelft van de
    overblijvende 7/10 rechthoek, is in zilver, met daarop de figuur van de
    “Arabindohebrajapafrikanees” in sabel, welke een voorstelling is van al onze
    vakgebieden. De verhouding 7/5 linkerhelft van het wapenschild draagt een
    klimmende leeuw in zilver op een veld in sabel, met een tong in keel, gouden kruis
    en kroon en goud geklauwd (i.e. de Gentse leeuw).
Artikel 30: Wapenschild (toekomstige wijziging december 2022)

(Artikel in opmaak, vanaf december 2022 wordt het schild vernieuwd, er is een ad-hoc
comité aangesteld om zich over deze vernieuwing te buigen. Zodra daar een consensus is
bereikt wordt het nieuwe schild in gebruik genomen. Tot december 2022 gebruikt de OAK
het oorspronkelijke schild en kleuren, zoals beschreven in Artt. 29 en 30.)