Artikel 1. De vereniging
De vereniging Oosterse Afrikaanse Kring, (afgekort OAK) is opgericht voor onbepaalde duur. Zij kan te allen tijde worden ontbonden.
Artikel 2. Belangeloos doel en voorwerp
Artikel 2, sectie 1: Belangeloos doel van de vereniging
De vereniging stelt zich tot doel:
- Het vertegenwoordigen van haar studenten ten aanzien van de universitaire instanties;
- Het zetelen in diverse opleidingscommissies
- Het organiseren en verlenen van activiteiten en diensten die haar studenten en leden ten goede komen.
Artikel 2, sectie 2: Voorwerp: activiteiten van de vereniging
Tot de concrete activiteiten waarmee de doelstelling van de vereniging wordt verwezenlijkt, behoren onder meer:
- Het organiseren van de boekenverkoop, het verdelen van cursusmateriaal en syllabi;
- Het organiseren en ondersteunen van diverse activiteiten, zoals daar zijn:
- Sportactiviteiten;
- Muziekevenementen;
- Met de opleiding verband houdende reizen;
- Het uitgeven van een maandblad (de “Kalima”, Arabisch voor “woord”);
- Het organiseren van quizzes, bals, cantussen en fuiven.
Artikel 2, sectie 3: Waarden van de vereniging
De vereniging handelt conform de beginselen en gedragscodes uit art. 3 van het UGent Reglement betreffende de Studentenverenigingen goedgekeurd door het Bestuurscollege van 25 november 2022 (hierna: UGent Reglement betreffende de Studentenverenigingen).
Artikel 3. Lidmaatschap
Artikel 3, sectie 1: Vaste leden
De vaste leden zijn de studentenverenigingen die opgenomen zijn in het konvent.
Er zijn minstens vijf vaste leden.
Als vast lid kan tot de vereniging toetreden, elke studentenvereniging die aan de volgende voorwaarden voldoet:
1° De studentenvereniging wordt erkend door de UGent en handelt conform het UGent-Reglement betreffende de Studentenverenigingen.
2° De doelstellingen van de studentenvereniging, kandidaat-lidvereniging mogen niet substantieel overlappen met de doelstellingen van een of meer andere lidverenigingen.
Om opgenomen te worden in een konvent dient de kandidaat-lidvereniging een gemotiveerde erkenningsaanvraag in bij de studentenbeheerder.
De Algemene Vergadering zal beslissen over de aanvaarding van de kandidaat-lidvereniging op de eerstvolgende Algemene Vergadering. Op deze vergadering dient minstens 2/3 van de stemgerechtigde leden aanwezig of vertegenwoordigd te zijn. De beslissing wordt genomen met een 2/3 meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde leden van de Algemene Vergadering. De kandidaat-lidvereniging treedt, als vast lid toe tot de VZW, na bekrachtiging van de beslissing van de Algemene Vergadering door de directeur Studentenvoorzieningen of het universiteitsbestuur.
Artikel 3, sectie 2: Aangesloten leden
De aangesloten leden zijn de leden van de bij het konvent aangesloten studentenverenigingen, die aansluiten om te genieten van de activiteiten van de vereniging.
Artikel 3, sectie 3: Uittreding van leden
Vaste leden kunnen op elk ogenblik uittreden als lid door een schriftelijke melding (per e-mail of brief) te richten aan het Bestuur. Het ontslag gaat onmiddellijk in vanaf ontvangst van het ontslag.
Aangesloten leden kunnen op elk ogenblik uittreden als lid door een mondelinge of schriftelijke melding (per e-mail of brief) te richten aan het Bestuur. Het ontslag gaat onmiddellijk in vanaf ontvangst van het ontslag.
Artikel 3, sectie 4: Opschorting van lidmaatschap
Een vast lid dat in strijd handelt met de beginselen, rechten en vrijheden uit artikel 3 van het UGent Reglement betreffende de Studentenverenigingen, tot dergelijke handelingen aanzet of beoogt bij te dragen tot de legitimering ervan, dat de algemene doelstellingen uit artikel 2 van het UGent Reglement betreffende de Studentenverenigingen en/of deze statuten schendt, dat het huishoudelijk reglement van studentenhuis De Therminal niet naleeft, dat de activiteiten van een andere vereniging saboteert of hindert, dat niet langer voldoet aan de erkenningsvoorwaarden of dat de toegekende subsidies oneigenlijk gebruikt, kan door de Algemene Vergadering worden geschorst voor een periode van maximaal zes maanden, telkens hernieuwbaar voor een periode van drie maanden.
Beslissingen kunnen enkel geldig genomen worden met 2/3 van de aanwezige (of geldig vertegenwoordigde) stemmen op een Algemene Vergadering waar minstens 2/3 van de vaste leden aanwezig (of geldig vertegenwoordigd) is. Bij gebrek aan voldoende aanwezige (of geldig vertegenwoordigde) stemgerechtigden kan geen stemming plaatsvinden en wordt de vergadering ten vroegste vijftien kalenderdagen later opnieuw samengeroepen. Op deze (tweede) vergadering kan geldig gestemd worden, ongeacht het aantal aanwezigen (of geldig vertegenwoordigden).
Artikel 3, sectie 5: Uitsluiting
Een vast lid dat flagrant in strijd handelt met de beginselen, rechten en vrijheden uit artikel 3 van het UGent Reglement betreffende de Studentenverenigingen, tot dergelijke handelingen aanzet of beoogt bij te dragen tot de legitimering ervan, dat de algemene doelstellingen uit artikel 2 van het UGent Reglement betreffende de Studentenverenigingen en/of deze statuten flagrant schendt, dat het huishoudelijk reglement van studentenhuis De Therminal herhaaldelijk niet naleeft, dat de activiteiten van een andere vereniging kwaadwillig of gewelddadig saboteert of hindert, dat niet langer voldoet aan de erkenningsvoorwaarden indien de lidvereniging zich, na een periode van schorsing conform artikel 3, sectie 4 hiervόόr, niet in orde heeft gesteld, dat de subsidies flagrant oneigenlijk gebruikt of dat substantieel of herhaaldelijk niet in orde is met het jaarverslag kan, op vraag van het Bestuur worden uitgesloten door de Algemene Vergadering.
Beslissingen kunnen enkel geldig genomen worden met 2/3 van de aanwezige (of geldig vertegenwoordigde) stemmen op een Algemene Vergadering waar minstens 2/3 van de vaste leden aanwezig (of geldig vertegenwoordigd) is. Bij gebrek aan voldoende aanwezige (of geldig vertegenwoordigde) stemgerechtigden kan geen stemming plaatsvinden en wordt de vergadering ten vroegste vijftien kalenderdagen later opnieuw samengeroepen. Op deze (tweede) vergadering kan geldig gestemd worden, ongeacht het aantal aanwezigen (of geldig vertegenwoordigden).
Aangesloten leden die handelen in strijd met de doelstellingen van de vereniging kunnen door een eenzijdig besluit van de Algemene Vergadering worden uitgesloten van het lidmaatschap.
Artikel 4. De Algemene Vergadering
Artikel 4, sectie 1: Samenstelling
De Algemene Vergadering bestaat uit de vaste leden. Aangesloten leden maken geen deel uit van de Algemene Vergadering.
Elk vast lid wordt vertegenwoordigd door de voorzitter van deze lidvereniging, die zich in geval van verhindering kan laten vervangen door een ander lid van het bestuur van het vast lid.
Alle vaste leden hebben stemrecht. Elk vast lid heeft één stem.
De Algemene Vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van het Bestuur van de vereniging. Indien deze belet of afwezig is, wordt de vergadering voorgezeten door de ondervoorzitter van het Bestuur of bij diens afwezigheid, door een door de Algemene Vergadering aan te duiden persoon.
Een lid kan zich door een ander lid op de Algemene Vergadering laten vertegenwoordigen.
Elk lid kan maximum 1 (één) volmacht dragen of Een lid kan slechts houder zijn van één volmacht. De volmacht moet schriftelijk (inclusief e-mail) worden gegeven.
Artikel 4, sectie 2: Waarnemers
Waarnemers kunnen, mits toestemming, de Algemene Vergadering bijwonen en zich tot de Algemene Vergadering richten.
Artikel 4, sectie 3: Bevoegdheden
De volgende bevoegdheden kunnen exclusief door de Algemene Vergadering worden uitgeoefend:
- De wijziging van de statuten;
- De benoeming en de afzetting van de bestuurders en, desgevallend, het bepalen van hun bezoldiging;
- Het beoordelen van de verenigbaarheid van de doelstellingen en activiteiten van de kandidaat-leden in het kader van een erkenningsaanvraag en het aanvaarden van leden;
- Het tijdelijk schorsen of uitsluiten van leden;
- Het bepalen van de interne budgetverdeling;
- Het ontbinden van de vereniging;
- Het opstellen en wijzigen van het intern reglement;
Artikel 4, sectie 4: Oproepingen
Het Bestuur roept de Algemene Vergadering bijeen in de gevallen bepaald bij de statuten of wanneer ten minste 1/5 van de vaste leden het vraagt.
De Algemene Vergadering moet minstens één maal per jaar worden bijeengeroepen.
De oproeping wordt minstens 15 dagen voor de datum van de Algemene Vergadering naar alle vaste leden en bestuurders verstuurd, per e-mail.
De Algemene Vergadering wordt door het Bestuur bijeengeroepen. De oproeping, die plaats, dag en uur van de vergadering vermeldt, bevat de agenda, die wordt vastgelegd door het Bestuur. Elk punt dat wordt aangebracht door een vast lid, moet eveneens op de agenda worden vermeld. Dit onderwerp moet tenminste 5 (vijf) dagen voor het tijdstip van de Algemene Vergadering per e-mail aan het Bestuur bezorgd worden.
Het Bestuur kan toelaten dat leden vanop afstand kunnen deelnemen aan de beraadslaging van de Algemene Vergadering, via een elektronisch communicatiemiddel. Indien het Bestuur deze mogelijkheid voorziet, worden bij de bijeenroeping de procedures tot deelname op afstand omschreven.
Artikel 4, sectie 5: Quorum en stemming
Om op een geldige manier te beraadslagen moet minstens ½ van de stemgerechtigde leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn op de Algemene Vergadering.
Beslissingen worden genomen met een gewone meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde stemgerechtigde leden, behalve wanneer de statuten dit anders voorzien. Bij staking van stemmen wordt het voorstel geacht verworpen te zijn. Onthoudingen worden niet meegerekend.
Bij gebrek aan een voldoende aantal aanwezige of vertegenwoordigde stemgerechtigden, kan geen stemming plaatsvinden en wordt de vergadering ten vroegste 15 kalenderdagen later opnieuw samengeroepen. Op deze tweede vergadering kan gestemd worden ongeacht het aantal aanwezigen of vertegenwoordigden.
De wijziging van de statuten vereist een beraadslaging in een buitengewone Algemene Vergadering die voldoet aan het quorum van 2/3 van de stemgerechtigde leden. Ingeval op de eerste vergadering minder dan 2/3 van de stemgerechtigde leden aanwezig of vertegenwoordigd is, kan een tweede vergadering bijeengeroepen worden die rechtsgeldig kan besluiten ongeacht het aantal aanwezige leden. De tweede vergadering mag niet binnen de 15 dagen volgend op de eerste vergadering worden gehouden. De statutenwijziging wordt aangenomen indien ze wordt goedgekeurd door 2/3 van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden. Wanneer de statutenwijziging betrekking heeft op het belangeloos doel of voorwerp van de vereniging is er een 4/5 meerderheid van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden vereist. Onthoudingen worden niet meegerekend. Statutenwijzigingen hebben uitwerking na goedkeuring door het universiteitsbestuur, desgevallend bekrachtigd door de Algemene Vergadering.
Een vast lid dat niet op de Algemene Vergadering aanwezig kan zijn, kan door een ander vast lid worden vertegenwoordigd. Elk lid kan maximum 1 (één) volmacht dragen. De stemming gebeurt door afroeping, door handopsteking of indien gevraagd door een vast lid aanwezig, door geheime stemming per stembrief. Bij stemming over personen zal de stemming steeds geheim zijn.
Er worden notulen opgesteld en ondertekend door een lid van de Algemene Vergadering.
Artikel 4, sectie 6: Verslag
Er wordt verslag genomen van de beslissingen van de Algemene Vergadering. Elk vast lid heeft recht op inzage van de notulen. Daarnaast worden de vaste leden op de hoogte gebracht van de beslissingen van de Algemene Vergadering door toezending van een kopie van de originele verslagen van de Algemene Vergaderingen via mail.
Artikel 5. Bestuur en vertegenwoordiging
Artikel 5, sectie 1: Samenstelling
Het Bestuur van de vereniging bestaat uit minimum drie leden: een voorzitter, een ondervoorzitter en een derde bestuurslid.
Tot bestuurder kunnen enkel worden benoemd: UGent-studenten die voor minstens 27 studiepunten ingeschreven zijn in het academiejaar waarin het bestuursmandaat opgenomen wordt (met uitzondering van het masterafstudeerjaar en het master-na-master afstudeerjaar).
Het Bestuur wordt voorgezeten door de voorzitter, of bij diens afwezigheid, door de ondervoorzitter, of bij diens afwezigheid door een andere bestuurder.
De bestuurders worden benoemd door de Algemene Vergadering bij een meerderheid van 2/3 van de geldig uitgebrachte stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden. Om te beraadslagen moet minstens 3/4 leden van de Algemene Vergadering aanwezig zijn.
De duur van het bestuursmandaat wordt bepaald in het benoemingsbesluit. Hun termijn eindigt bij het einde van het academiejaar waarin het mandaat verstrijkt, behoudens andersluidende bepaling in het benoemingsbesluit.
Bestuurders zijn 4 keer herbenoembaar.
Ingeval een plaats van een bestuurder openvalt voor het einde van de duur van het mandaat, heeft het Bestuur het recht om een nieuwe bestuurder te coöpteren.
Artikel 5, sectie 2: Ontslag
Een bestuurder kan op elk ogenblik op verzoek van 1/5 van de vaste leden, worden ontslagen door een besluit van de Algemene Vergadering. Beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid.
De bestuurder wiens beëindiging van het lidmaatschap wordt voorgesteld, wordt schriftelijk geïnformeerd over het voornemen tot en de motieven voor ontslag. De bestuurder heeft het recht te worden gehoord op de Algemene Vergadering.
De bestuurders oefenen in beginsel hun mandaat onbezoldigd uit. De kosten die zij maken in het kader van de uitoefening van hun bestuursmandaat worden vergoed.
Artikel 5, sectie 3: Vergaderingen, beraadslaging en beslissing
Het Bestuur vergadert na oproeping door de voorzitter, zo dikwijls als het belang van de vereniging dit vereist of op vraag van een bestuurder, gericht aan de voorzitter.
De oproeping gebeurt per e-mail, minimum 5 (vijf) dagen voor het tijdstip van de bijeenkomst van het Bestuur. De oproeping bevat de datum, uur en plaats van de bijeenkomst van het Bestuur, evenals de agenda. De agenda wordt opgesteld door de voorzitter.
Bestuurders kunnen zich laten vertegenwoordigen door een andere bestuurder.
Het Bestuur kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer ten minste de meerderheid van de bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd is op de vergadering. De besluiten worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen van de aanwezige en vertegenwoordigde bestuurders. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.
Er worden notulen opgesteld en ondertekend door de voorzitter en de bestuurders die erom verzoeken.
Artikel 5, sectie 4: Bevoegdheid – beslissingen
Het Bestuur is bevoegd om alle handelingen te stellen en beslissingen te nemen die nodig of dienstig zijn tot verwezenlijking van het voorwerp en belangeloos doel van de vereniging, met uitzondering van die beslissingen waarvoor de Algemene Vergadering exclusief bevoegd is.
Artikel 6. Intern reglement
De Algemene Vergadering is bevoegd voor de opmaak van een intern reglement.
Artikel 7. Interne budgetverdeling
De interne verdeling en in voorkomend geval herverdeling van het budget zal gebeuren op basis van volgende objectieve criteria: Het budget wordt naar behoefte verdeeld in functie van de specifiek georganiseerde activiteit(en). In ieder geval wordt, wanneer de beschikbare middelen gedurende één maand zijn afgenomen met 20%, een buitengewone algemene vergadering bijeengeroepen.
Daarbij zal volgende procedure gevolgd worden: De buitengewone algemene vergadering zal worden bijeengeroepen via de normale procedure. Het bestuur zal worden gehoord over deze aanzienlijke daling, waarna de vergadering een regeling zal trachten te treffen ter herverdeling en aanvulling van het budget.
Artikel 8. Jaarverslag en boekhouding
Artikel 8, sectie 1: Jaarverslag
De voorzitter van het Bestuur bezorgt het jaarverslag zoals bedoeld in art. 51 van het UGent Reglement betreffende de Studentenverenigingen aan de Studentenbeheerder van de UGent, vóór 5 maart.
Artikel 8, sectie 2: Boekhouding
De boekhouding omvat de zorgvuldige en gedetailleerde opgave van de financiële verrichtingen, met vermelding van de optredende praesidiumleden, alsook (kopieën van) de door vertegenwoordigers van de kring afgesloten contracten en de externe briefwisseling. Van elke activiteit kan een financieel verslag worden opgevraagd door de penningmeester bij de verantwoordelijke van deze activiteit. De penningmeester informeert de desbetreffende persoon hierover tijdig. De volledige boekhouding wordt per kalenderjaar gevoerd.
Artikel 9. Ontbinding
De Algemene Vergadering zal worden samengeroepen ter bespreking van voorstellen met betrekking tot de ontbinding voorgelegd door het Bestuur of door minimum 1/5 van alle leden.
Deze Algemene Vergadering kan pas geldig beraadslagen wanneer 2/3 van de leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Ingeval op de eerste vergadering minder dan 2/3 van de leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn, kan een tweede vergadering bijeengeroepen worden die rechtsgeldig kan besluiten ongeacht het aantal aanwezige leden. De tweede vergadering mag niet binnen de 15 dagen volgend op de eerste vergadering worden gehouden. De beslissing wordt geacht te zijn aanvaard indien ze wordt goedgekeurd door 4/5 van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden. Onthoudingen worden niet meegerekend.