Statuten

III. Bestuur van de vereniging

Artikel 7: Bestuursleden en praesidium

1. Leden die voor een praesidiumfunctie in aanmerkingen willen komen, moeten
   voldoen aan volgende voorwaarden: zij moeten minstens één jaar een actief lid
   geweest zijn van de OAK; zij moeten minstens één jaar de opleiding Afrikaanse of
   Oosterse talen en Culturen gevolgd hebben; en hun kandidatuur moet worden
   goedgekeurd door het uittredende praesidium. (Wanneer zij kandidaturen weigeren
   kan evenwel een Algemene Vergadering samen worden geroepen ter
   verantwoording.)
   1. 1 Van deze voorwaarden kan worden afgeweken na goedkeuring van het uittredende
      praesidium.
2. De praeses, vice-praeses, penningmeester en secretaris vormen het dagelijks
   bestuur (hierna aangeduid met DB). Zij hebben, behalve in geval van
   hoogdringendheid en na consultatie van de andere bestuursleden, geen
   bevoegdheid om over te gaan tot beslissingen die gevolgen kunnen hebben voor de
   OAK.
3. Een praesidiumlid dat langer dan een maand in de onmogelijkheid verkeert zijn of
   haar functie te vervullen, noch actief aanwezig kan zijn op bestuursvergaderingen
   en/of activiteiten, moet dit minstens twee weken op voorhand aankondigen aan het
   praesidium. Gedurende deze periode van inactiviteit kan desbetreffend
   praesidiumlid geschorst worden van zijn of haar functie, dit houdt in dat hij of zij
   geen stemrecht meer kan uitoefenen. Een van zijn of haar functie geschorst
   praesidiumlid kan voor die periode eventueel vervangen worden, doch kan de
   plaatsbekleder eveneens geen stemrecht uitoefenen.
4. Het praesidium is bij voorkeur samengesteld uit de statutaire functies, maar is vrij
   om, indien het dit nodig acht, nieuwe functies in het leven te roepen of te
   schrappen, of bestaande functies uit te breiden of in te krimpen.
5. Ieder praesidiumlid kan door de algemene vergadering ter verantwoording worden
   geroepen voor de daden die hij of zij stelt als actief bestuurslid. Indien nodig kunnen
   passende en proportionele sancties worden opgelegd bij overschrijding van
   bevoegdheid of wangedrag.
6. Praesidiumfuncties, andere dan die die tot het DB behoren, kunnen door meer dan
   één persoon uitgeoefend worden. Zij kunnen daarnaast ook gecombineerd worden
   met andere functies.

Artikel 8: Dagelijks bestuur (DB)

1. De leden van het dagelijks bestuur zijn de praeses, de vice-praeses, de
   penningmeester, en de secretaris.
2. Geen van de functies van het dagelijks bestuur zijn met elkaar verenigbaar.
3. Het dagelijks bestuur ziet toe op de uitvoering van de door het praesidium genomen
   beslissingen, en oefent de bevoegdheid van het praesidium uit in alle gevallen
   waarin hoogdringendheid een optreden rechtvaardigt, onder de verplichting de
   genomen beslissingen op de eerstvolgende bestuursvergadering ter goedkeuring
   voor te leggen.
4. Minstens met twee wonen zij de Algemene Vergaderingen van het FK bij en met
   uitzondering van de secretaris dragen zij ook de financiële eindverantwoordelijkheid.

Artikel 9: Omschrijving van bevoegdheden en functies

§1: Praeses

1. De praeses is de voornaamste vertegenwoordiger van de OAK. Hij of zij roept de
   bestuursvergaderingen samen en zit ze voor. Als voorzitter coördineert hij of zij de
   uitvoering van alle door het praesidium getroffen beslissingen.
   In het belang van de vereniging neemt hij of zij tevens alle maatregelen waartoe de
   noodwendigheid hem of haar dwingt. Ieder initiatief van de praeses moet door het
   praesidium vooraf worden goedgekeurd, met uitzondering van de maatregelen uit
   hoogdringendheid.
2. Wanneer de praeses in de onmogelijkheid verkeert zijn of haar functie uit te
   oefenen, wordt de functie waargenomen door de vicepraeses, in samenspraak met
   de penningmeester. Wanneer ook de vicepraeses en de penningmeester allebei in
   de onmogelijkheid verkeren om hun functie uit te oefenen, wordt de functie
   waargenomen door het oudste praesidiumlid met de meeste anciënniteit binnen
   OAK.
3. Wanneer de praeses zijn of haar ontslag indient, of door het praesidium uit zijn of
   haar functie wordt ontzet, zal de vicepraeses in samenspraak met de
   penningmeester het praesidium voorzitten, tot een nieuwe praeses wordt verkozen.
   In dat geval moet deze verkiezing plaatsvinden binnen de 15 lesdagen na het ontslag
   van de praeses. De waarnemende praeses handelt alleen lopende zaken af en schrijft
   zo snel mogelijk nieuwe verkiezingen uit.
4. De praeses neemt eveneens de leiding op cantussen. Hij of zij organiseert, opent en
   sluit deze af, tenzij in de gevallen zoals beschreven in 1. en 2. In deze gevallen neemt
   de vicepraeses deze rol over.
5. De Praeses zetelt in de algemene vergadering van het DB.

§2: Vice-praeses

1. De vicepraeses helpt de andere presidiumleden bij uitvoering van hun taken indien
   mogelijk en gewenst. Verder helpt de vicepraeses de praeses bij het organiseren van
   cantussen, eveneens waar mogelijk en gewenst.
2. Indien de praeses in de onmogelijkheid verkeert om een cantus te leiden, of uit zijn
   functie gezet is, neemt de vicepraeses de leiding van de cantus.
3. Indien de schachtentemmer in de onmogelijkheid verkeert om als schachtentemmer
   te fungeren, of uit zijn functie ontzet is, neemt de vicepraeses bij voorkeur die
   functie waar, tenzij hetzelfde ook geldt voor de praeses. In dat geval duidt het
   praesidium een schachtentemmer aan.
4. De Vice-praeses zetelt in de algemene vergadering van het DB.

§3: Penningmeester

1. De penningmeester is, samen met de praeses, de financieel verantwoordelijke van
   de OAK. Bij aanvang van elke bestuursvergadering kan de penningmeester verslag
   uitbrengen over de financiële toestand van OAK.
2. De penningmeester houdt de financiële verrichtingen bij in de boekhouding.
   De boekhouding omvat de zorgvuldige en gedetailleerde opgave van de financiële
   verrichtingen, met vermelding van de optredende praesidiumleden, alsook (kopieën
   van) de door vertegenwoordigers van de kring afgesloten contracten en de externe
   briefwisseling. Van elke activiteit kan een financieel verslag worden opgevraagd door
   de penningmeester bij de verantwoordelijke van deze activiteit. De penningmeester
   informeert de desbetreffende persoon hierover tijdig. Het financieel verslag kan
   opgemaakt worden in samenspraak met de penningmeester.
3. Elk praesidiumlid heeft recht van inzage in de boekhouding. Derden hebben enkel
   recht van inzage met goedkeuring van het praesidium, waarbij zowel praeses als
   penningmeester vetorecht hebben. Inzage van de boekhouding gebeurt enkel in
   aanwezigheid van de penningmeester of de praeses.
4. De penningmeester ziet erop toe dat gedurende het werkingsjaar geen
   (buitensporige) schulden worden gemaakt en dat het aantal verlieslatende
   activiteiten tot een minimum worden beperkt en zorgt voor een verantwoord
   aanwenden van de subsidies die door de DSA ter beschikking worden gesteld.
5. De Penningmeester zetelt in de algemene vergadering van het DB.

§4: Secretaris

1. De secretaris staat in voor de interne briefwisseling, de aanvulling van het
   secretariaatsmateriaal, de verzorging van het ledenbestand, het onderhoud van het
   kringlokaal en zorgt ervoor dat er steeds een activiteitenkalender per maand
   aanwezig is in het lokaal van de OAK.
2. De secretaris staat mee in voor de voorbereiding van de bestuursvergaderingen. Hij
   of zij maakt van elke vergadering een verslag op, dat ten laatste twee dagen na de
   vergadering moet worden voorgelegd aan het praesidium.
3. Bij ontstentenis van een PR, neemt de secretaris de taken van de PR op zich.
4. De Secretaris zetelt in de algemene vergadering van het DB.

§5: Feest

1. De feest-praeses is verantwoordelijk voor het organiseren van de feestelijkheden.
   Deze kunnen inhouden, maar zijn niet beperkt tot: fuiven, het galabal, themaavonden
   in de Amber en de cantussen, alsook het voorzien van de benodigdheden
   daarvoor, het contacteren van DJ’S en het vastleggen van de locaties daarvan. Op de
   bestuursvergaderingen kan hij of zij de door hem of haar gekozen thema’s voor
   fuiven voorleggen. Het praesidium heeft inspraak in de invulling van deze
   activiteiten.
2. Voor activiteiten die met andere kringen worden georganiseerd, waaronder het
   galabal dat meestal samen met KHK, KK, en Slavia wordt georganiseerd, woont hij of
   zij de organisatievergaderingen bij, en houdt daarvan de andere praesidiumleden op
   de hoogte.
3. De feest-praeses blijft tot laatste op de door hem of haar georganiseerde
   activiteiten. Wanneer de feest-praeses in de onmogelijkheid verkeert de
   georganiseerde activiteit af te sluiten, zoekt hij of zij iemand die deze taak kan
   overnemen. Indien hij of zij hier niet zelfstandig in slaagt, wordt door de praeses of
   het praesidium een ander praesidiumlid als eindverantwoordelijke aangeduid.

§6: Reis

1. De reis-praeses staat in voor de organisatie van de reizen en uitstappen van OAK.
   Deze houden in, maar zijn niet beperkt tot: ledenreis, dagtrips, een eventueel
   bachelorweekend (in samenspraak met de bachelor). Het praesidium heeft inspraak
   in de invulling van deze activiteiten.
2. De reis-praeses gaat mee op de georganiseerde reis als eindverantwoordelijke.
   Wanneer de reis-praeses in de onmogelijkheid verkeert op de georganiseerde reis
   mee te gaan, wordt door het praesidium een ander praesidiumlid als
   eindverantwoordelijke aangeduid.
3. De reis-praeses wordt verondersteld elk jaar een dagtrip te organiseren naar een
   nabije cultuurstad en één verre reis naar een locatie die verband houdt met onze
   opleiding. Voor elk van deze reizen worden ook een aantal concrete afspraken
   gemaakt (zoals uur en verzamelplaats van vertrek en aankomst) waaraan de leden
   zich dienen te houden. Doen zij dat niet, dan behoudt de OAK zich het recht om niet
   meer in te staan voor de verantwoordelijkheid voor de heen- of terugreis van de
   leden in kwestie.

§7: Studie

1. De studie-praeses zorgt voor boeken, syllabi, studentencursussen en dergelijke. Hij
   of zij schrijft voor het begin van het academiejaar de professoren aan om informatie
   te bekomen inzake de handboeken die op de boekenlijsten terug moeten zijn te
   vinden.
2. De studie-praeses contacteert de boekhandel en bestelt de boeken, gelet op de
   verkoopcijfers van het voorgaande academiejaar en het aantal effectieve
   inschrijvingen per richting per studiejaar. Hij of zij regelt de inschrijvingen voor
   syllabi van professoren die door de OAK worden verdeeld en zorgt voor het
   vervaardigen en verdelen van studentencursussen.
3. De studie-praeses verzorgt de cursusdienst en zorgt ervoor dat de boekenverkoop
   op een vooraf bepaald en meegedeeld tijdstip plaatsvindt. Hij of zij houdt een
   inventaris bij van de te verkopen boeken. Na elk verkoopmoment overhandigt hij of
   zij de kassa terug aan de penningmeester en zorgt ervoor dat de boekhandel op de
   afgesproken momenten kennis krijgt van de transacties die met behulp van het
   betaaltoestel werden gemaakt. Hij of zij houdt de penningmeester op de hoogte van
   alle gedane transacties.
4. Hij of zij is tevens verantwoordelijk voor bovenvermeld betaaltoestel en zorgt ervoor
   dat het samen met de overstock van onverkochte boeken terug aan de boekhandel
   overhandigd wordt.

§8: Bachelor

1. De bachelor staat in voor het contact tussen de eerstejaarsstudenten onderling en
   probeert een samenhorigheidsgevoel te creëren met de rest van de leden.
   Bovendien tracht hij of zij, waar mogelijk, hun bezorgdheden of vragen binnen de
   opleiding op te lossen of te beantwoorden.
2. De bachelor organiseert de peter-en-meteravond. De organisatie van het eventuele
   bachelorweekend gebeurt in samenspraak met de reis-praeses. Hij of zij staat ook in
   voor de coördinatie van de rondleidingen op de introductiedag.
3. De bachelor heeft bij voorkeur het jaar voorafgaand aan zijn functie het eerste jaar
   van de opleiding doorlopen. De bachelor is verantwoordelijk voor de aankondigingen
   van de verschillende activiteiten en diensten in het eerste jaar. De bachelor fungeert
   bij voorkeur als schachtentemmer op cantussen.

§9: Cultuur

1. De cultuur-praeses voorziet in de culturele noden van de OAK. Hij of zij maakt naar
   eigen goeddunken een selectie uit hetgeen de Gentse opera, speelhuizen en
   schouwburgen gedurende dat academiejaar aanbieden, en boekt maandelijks
   minstens één van de films, voorstellingen, opera’s etc.
2. Indien er onder de leden van de OAK voldoende belangstelling voor gevonden kan
   worden, kan de cultuur-praeses ook een tentoonstelling of een muziekavond
   organiseren. Het inrichten van een quiz behoort ook tot zijn takenpakket. Het
   praesidium heeft inspraak in de invulling van deze activiteiten.

§10: Sport

1. De sport-praeses organiseert zowel sportieve als recreatieve activiteiten. Deze
   kunnen inhouden, maar zijn niet beperkt tot: het reserveren van de zalen in het GUSB,
   bijwonen van vergaderingen van het 12-urenloopcomité, geïnteresseerden zoeken
   die willen deel uit maken van de ploeg van de Blandijn dat deelneemt aan het IFK.
2. Hij of zij zetelt in de vergaderingen van Blandinia-sport.
3. Ook minder “olympische” sportdisciplines vallen onder zijn of haar bevoegdheid
   (biljart, bowling etc.). Het praesidium heeft inspraak in de invulling van deze
   activiteiten.

§11: Scriptor

1. De scriptor is belast met de redactie van de Kalima, het officiële blad van OAK, en
   staat tevens in voor de distributie van het blad, dat bij voorkeur maandelijks (met
   uitzondering van blok-, examen- en vakantiemaanden) moet verschijnen. Het
   praesidium heeft inspraak in de inhoud van het blad.
2. De scriptor heeft redactionele vrijheid, maar de inhoud van het blad kan ter discussie
   gesteld worden op de bestuursvergadering. Het is zijn of haar functie om ervoor te
   zorgen dat elk van de nummers voor dat academiejaar verschijnt en dat ze
   voldoende interessante artikels bevatten.
3. Bij ontstentenis van een scriptor verzorgt de PR de redactie van de Kalima.

§12: Public relations (PR)

1. De PR is verantwoordelijk voor het aanleggen en onderhouden van contacten tussen
   de OAK en haar leden, de universiteit, potentiële sponsors. De PR is belast met de
   promotie voor activiteiten die OAK organiseert. Deze promotie kan onder de
   volgende vormen voorkomen, maar is daar niet noodzakelijk toe beperkt: affiches,
   posters, kaarten, flyers, kalendertjes, facebook, aankondigingen in auditoria en op
   de website en sociale media.
2. Van elke activiteit, georganiseerd door de OAK, dient er door de PR aan de
   prikborden van elke vakgroep van de talen die de studenten kunnen studeren
   minstens één affiche gehangen te worden. De affiches hangen ten laatste drie dagen
   voor de activiteit die ze aankondigen op. Voor de openingsfuif, het galabal en de reis
   hangen de affiches drie weken op voorhand op.
3. De PR is belast met de communicatie naar ereleden en sponsors toe. Hij of zij stelt
   ereleden en sponsors op de hoogte van geplande activiteiten van OAK en bezorgt
   hen het officiële blad van OAK. De PR is eveneens belast met het zoeken naar
   sponsorgelden voor OAK, in samenspraak met de penningmeester en praeses.
4. De PR verzorgt de website, het forum, en plaatst de foto’s in het digitale fotoalbum.
   Hij of zij is verantwoordelijk voor het aankondigen van de activiteiten van de OAK op
   de website van DSA. Hij of zij onderhoudt de sociale media en maakt de
   evenementen aan.
5. Bij ontstentenis van een scriptor verzorgt de PR de redactie van de Kalima.
6. Bij ontstentenis van een PR, neemt de secretaris de taken van de PR op zich.

§13: Schachtentemmer

1. De schachtentemmer is verantwoordelijk voor de (na)doop. Hij of zij is het
   voornaamste aanspreekpunt voor de schachten en ziet erop toe dat hun doop
   conform de bepalingen van het Gentse doopdecreet verloopt.
2. Hij of zij ondertekent samen met de Praeses het Gentse doopdecreet.
3. Hij of zij leidt de doopcantussen.

§14: Juridische

1. De juridische verleent administratieve en adviserende diensten met betrekking tot
   de door de OAK onderschreven contracten en leest ze na.
2. Hij of zij controleert per jaar de statuten en, indien nodig, past ze aan om ter
   goedkeuring voorgelegd te laten worden aan de DSA.

§15: Vaste medewerker

1. De vaste medewerker oefent geen specifieke bevoegdheden uit, maar ondersteunt
   de andere praesidiumleden bij het uitvoeren van hun functies

Artikel 10: Bestuursvergadering

1. Het praesidium vergadert bij voorkeur maandelijks, behalve in vakantie- en
   examenperiodes. Deze vergaderingen worden samengeroepen door de praeses, of in
   diens afwezigheid, door een ander lid van het dagelijks bestuur. De praeses is
   verplicht het praesidium in vergadering samen te roepen wanneer minstens 1/3 van
   het praesidium daarom vraagt.
   Wanneer het praesidium tot vergadering samengeroepen wordt, dienen de
   praesidiumleden uitgenodigd te worden door diegene die de vergadering
   samenroept.
2. De praeses bepaalt de agenda van de vergadering. Het praesidium kan deze agenda
   aanvullen, maar nooit wijzigen. Ieder praesidiumlid kan een punt als variapunt
   toevoegen aan de agenda. Het praesidium kan eisen dat bepaalde agendapunten
   naar een volgende vergadering worden verschoven, wanneer de meerderheid van de
   praesidiumleden afwezig is. Deze verschuiving kan eenmalig gebeuren, het
   verschoven agendapunt wordt dan op de eerstvolgende vergadering besproken.
3. Een vergadering moet minstens drie dagen op voorhand aangekondigd worden,
   tenzij in geval van hoogdringendheid. De praesidiumleden moeten tijdig verwittigd
   worden via de daartoe voorbestemde communicatiekanalen (telefonisch / e-mail /
   mondeling / sociale media). Indien een praesidiumlid vooraf weet dat hij of zij niet
   aanwezig kan zijn, dient hij of zij zich bij de praeses of de secretaris te
   verontschuldigen. Als een praesidiumlid meermaals afwezig is zonder geldige reden,
   kunnen sancties volgen. Het praesidium beslist over de aard en zwaarte van deze
   sancties. Voor afwezigheid bij vergaderingen waarop er gestemd moet worden over
   personen of over de statuten, wordt een volmacht vereist.

Artikel 11: Stemming op de bestuursvergadering

1. Beslissingen worden, tenzij anders vermeld, met een gewone meerderheid (50%+1)
   van de geldig uitgebrachte stemmen goedgekeurd. Een geldige stem is een stem die
   beantwoordt aan de voor de stemming bepaalde normen. Ieder praesidiumlid heeft
   één stem. In geval van staking van stemmen is de stem van de praeses
   doorslaggevend. Onthoudingen tellen niet mee voor het totaal van het aantal
   uitgebrachte stemmen.
2. Elke vergadering waar er gestemd moet worden over personen of de statuten, wordt
   plenair aangevat. Een plenaire vergadering is een vergadering waar elk praesidiumlid
   aanwezig is, of bij afwezigheid vertegenwoordigd is door een volmacht, gegeven aan
   een ander praesidiumlid. Ieder praesidiumlid kan maximum 1 volmacht dragen.
3. Stemmingen verlopen door middel van handopsteking. Indien het gaat om een
   stemming over personen, of wanneer een praesidiumlid daarom verzoekt, moet de
   stemming schriftelijk gebeuren. Schriftelijke stemmen worden steeds geteld door de
   secretaris en de praeses.
   3.1 Elk praesidiumlid heeft recht van inzage in de schriftelijk uitgebrachte stemmen na
   de telling, dit om op fouten of onregelmatigheden te controleren. Indien bij een
   schriftelijke stemming fouten of onregelmatigheden vastgesteld zijn, moet de
   stemming opnieuw gebeuren.

Artikel 12: Passieve voorwaarden voor toetreding tot het bestuur

1. Alle OAK-leden die één jaar ingeschreven zijn geweest aan de Gentse Universiteit in
   de richting Oosterse of Afrikaanse Talen en Culturen komen in aanmerking voor een
   bestuursfunctie in het praesidium, onder de voorwaarde dat zij nog steeds
   studenten zijn in Gent. Het praesidium behoudt zich het recht om een student die
   geen Oosterse of Afrikaanse Talen & Culturen aan de Universiteit Gent volgt, op
   uitzonderlijke gronde als kandidaat-bestuurslid te aanvaarden.

Artikel 13: Actieve voorwaarden tot toetreding tot het bestuur

1. Indien een bepaald lid van de OAK, zich kandidaat wil stellen voor een bepaalde
   bestuursfunctie en hij of zij voldoet aan de passieve voorwaarden, contacteert hij of
   zij de praeses of een ander lid van het praesidium. Het praesidium zal op het einde
   van het academiejaar een vergadering bijeenroepen waarop de kandidaten ingelicht
   worden over de werking van de OAK en de omschrijving van de praesidiumfuncties.
   De kandidaten kunnen dan in samenspraak met het afredende bestuur beslissen
   voor welke van de vacatures ze zich verkiesbaar willen stellen.
2. Vooreerst wordt de functie van praeses bij gewone meerderheid door het
   aftredende bestuur verkozen. Bij voorkeur is de praeses een actieve student
   Oosterse dan wel Afrikaanse talen en culturen, die minstens in zijn tweede jaar zit,
   en minstens één jaar praesidiumervaring heeft.
3. Wanneer de kandidaat-praeses verkozen is, kan de rest van de lijst worden
   samengesteld. De kandidaten overleggen samen wie welke functie wil uitoefenen,
   en bij consensus wordt beslist wie de meest geschikte kandidaat is. Op deze manier
   wordt de lijst samengesteld die dan aan de leden zal worden voorgesteld.
4. Indien één of meerdere kandidaten het oneens zijn met de kandidaat-praeses
   kunnen zij een alternatieve lijst samenstellen. De praeses dient op deze alternatieve
   lijst vanzelfsprekend aan dezelfde voorwaarden te voldoen, en de lijst mag maximaal
   drie gemeenschappelijke leden hebben.

Artikel 14: De stemming

1. Alle ingeschreven leden van de OAK in het bezit van een lidkaart van het lopend
   academiejaar zijn stemgerechtigd.
2. De datum en plaats van de verkiezing worden op de facultaire prikborden en op de
   website ten laatste week voor de verkiezing bekendgemaakt.
3. In geval van één lijst kunnen zij de lijst goed- of afkeuren, evenals hun voorkeurstem
   uitbrengen voor één of meerdere kandidaten op de lijst. In het geval dat er twee
   lijsten zijn kiezen de leden één van de lijsten, of brengen zij voorkeurstemmen uit
   binnen één van beide lijsten.

Artikel 15: Niet opnemen van een verkozen functie

1. Wanneer een verkozen bestuurslid om persoonlijke of academische redenen zou
   beslissen zijn functie niet op te nemen, wordt voor de invulling van die functie een
   andere kandidaat gezocht.
2. Indien de verkozen praeses zijn of haar functie niet zal opnemen, wordt de vicepraeses
   automatisch de nieuwe praeses. Wanneer deze laatste eveneens ontslag
   neemt, dient een nieuwe praeses verkozen te worden onder de leden van het
   vigerend praesidium, en dit door algemene vrije verkiezingen waarbij alle OAK-leden
   stemgerechtigd zijn.

IV. Algemene ledenvergadering (ALV)

Artikel 16: De algemene ledenvergadering

1. Op de Algemene ledenvergadering, afgekort tot ALV, zijn alle leden zoals
   omschreven in artikel 4 en 6 welkom, alsook alle studenten van de studierichtingen
   Oosterse of Afrikaanse talen en culturen.
2. Elk bestuurslid van de vereniging kan oproepen tot een ALV; een gewoon lid kan aan
   één van de bestuursleden te kennen geven dat meerdere leden een ALV wensen. De
   OAK dient minstens éénmaal per jaar een ALV samen te roepen.
3. Mogelijke wijzigingen van de statuten door (praesidium)leden dienen ten minste 48u
   voor de ALV aan de secretaris/praeses meegedeeld te worden. De secretaris/praeses
   verbindt zich ertoe deze voorstellen tot wijziging bekend te maken via de website en
   het forum.

Artikel 17: Bevoegdheid

1. De Algemene ledenvergadering is het hoogste orgaan binnen de OAK. De ALV is
   bevoegd voor onder andere volgende zaken: ontbinding van de vereniging, het
   verkiezen van een nieuw bestuur en de wijziging van de statuten van de OAK.
2. De besluiten van de ALV zijn bindend.

Artikel 18: Samenroepen en stemming van de ALV

1. Voor de oproeping van de Algemene ledenvergadering zullen de daartoe
   voorbestemde communicatiemiddelen (facultaire prikbord-berichten, auditoriumaankondiging
   en melding op de website) worden aangewend.
2. De termijn die voor het samenroepen van de Algemene Vergadering dient te worden
   gerespecteerd bedraagt minimaal 5 werkdagen. De ALV kan slechts geldig
   plaatsvinden indien aan deze oproepingsvoorwaarden voldaan is.
3. Alle aanwezige leden hebben bij het nemen van besluiten enkelvoudig stemrecht.
4. Indien een lid niet aanwezig kan zijn op de ALV kan zijn of haar stem door middel van
   een geschreven volmacht door een ander lid worden uitgeoefend. Dit kan om het
   even welk lid zijn. Ieder lid kan slechts één volmacht uitoefenen.
5. Onthoudingen worden niet meegerekend.

Artikel 19: Geldigheid van de beslissing

1. De beslissingen die door de Algemene ledenvergadering worden genomen, is geldig
   wanneer een 2/3 meerderheid behaald is.

V. Sancties met betrekking tot de leden

Artikel 20: Procedure

1. Wanneer één van de leden van de OAK, zich ten aanzien van de universiteit of op de
   activiteiten van de OAK of een andere studentenvereniging ernstig misdraagt of
   derden onheus behandelt, kan dit lid daarvoor worden gesanctioneerd.
2. De interpretatie van het gedrag en het bepalen van de inhoud en de omvang van de
   sanctie gebeurt tijdens een buitengewone zitting van het praesidium waarop het
   beklaagde lid uitgenodigd wordt om zich te verdedigen.
3. De zwaarste sanctie is uit de kring gezet worden, waardoor het lid niet meer welkom
   is op activiteiten van de OAK en op alle gebied zijn stemrecht verliest.

VI. Ontslag van bestuursleden

Artikel 21: Procedure

1. Wanneer een praesidiumlid zich ernstig heeft misdragen, anderen onheus heeft
   behandeld, of zijn functie niet naar behoren uitvoert, kan ook deze gesanctioneerd
   worden. Een praesidiumlid kan enkel uit zijn of haar functie ontheven worden bij
   bijzondere meerderheid.
2. Deze beslissing kan enkel genomen worden tijdens een buitengewone zitting van het
   praesidium waarop minstens drie vierden van het praesidium aanwezig is en deze
   vergadering met een tweederdemeerderheid beslist.
3. Het praesidium mag ook aanwezig zijn bij wijze van een volmacht, met een
   maximum van één per praesidiumlid.
4. Het betrokken bestuurslid moet in de mogelijkheid worden gesteld om hierover een
   verdediging te organiseren.
5. De ontheffing is slechts geldig als de volgende procedure gevolgd is en als hiervan
   schriftelijke bewijzen bestaan: een motie van wantrouwen tegen een bestuurslid
   wordt ingediend op een bestuursvergadering, op dezelfde vergadering wordt er met
   gewone meerderheid beslist over de ontvankelijkheid van de motie.
6. Wordt de motie ontvankelijk verklaard, dan krijgen de betrokken partijen de kans
   om hun standpunten te verdedigen. Na uiteenzetting van de verschillende
   standpunten en het beantwoorden van vragen door de andere praesidiumleden,
   wordt overgegaan tot een geheime stemming.
7. De motie van wantrouwen moet worden goedgekeurd met een 2/3 meerderheid.
   Tegen de beslissing van deze buitengewone bestuursvergadering is geen verder
   beroep mogelijk. Het DB van het FK wordt zo snel mogelijk van deze beslissing op de
   hoogte gebracht.

Artikel 22: Invulling van de vrijgekomen functie

1. Een nieuw praesidiumlid zal gezocht worden om de vrijgekomen positie in te nemen
   en de bestuursfunctie te vervullen. De procedure die daarbij zal worden gevolgd,
   staat beschreven in artikel 13.

VII. Financiële eindverantwoordelijkheid

Artikel 23: Verantwoordelijken

1. Drie van de leden van het DB, zijnde de penningmeester, de praeses en de vicepraeses,
   dragen de financiële eindverantwoordelijkheid. Dit zowel ten aanzien van
   de OAK-kassa, als ten aanzien van de bankrekening.
2. De penningmeester is in het bezit van de bankkaart van de OAK-rekening, hieruit vloeit voort dat hij of zij verantwoordelijk is voor de met die kaart gedane uitgaven.

Artikel 24: De kassa

1. De OAK-kassa wordt beheerd door alle praesidiumleden voor lidkaartenverkoop,
   inschrijvingen voor diverse activiteiten, boeken- en cursussenverkopen etc.
2. Alle inkomsten en uitgaven worden bijgehouden op de daarvoor bestemde
   kasbladen en op basis van die kasbladen en de rekeninguittreksels wordt door de
   penningmeester een kasverslag voorgelegd aan de bestuursvergadering.

Artikel 25: Onregelmatigheden

1. In geval van onregelmatigheden in het kasverslag zullen de verantwoordelijke
   bestuursleden daarvoor ter verantwoording worden geroepen en hoofdelijk
   aansprakelijk gesteld worden voor het tekort in de kas.
2. Zij zijn aansprakelijk voor potentiële tekorten in de kas, en in het ergste geval zelfs
   de schulden die door de OAK gedurende dat jaar zouden zijn gemaakt. Zij zullen
   gehouden worden deze tekorten vergoeden, of de schulden aflossen.

IIX. Opschorting van de vereniging

Artikel 26: omstandigheden

1. Wanneer door het atfredend praesidium voor een volgend academiejaar op geen
   enkele wijze nog een werkbaar praesidium kan worden samengesteld, kan de
   vereniging voor één of meerdere jaren worden opgeschort.

Artikel 27: De schatbewaarder

1. Wanneer de vereniging voor onbepaalde tijd wordt opgeschort, moet een
   schatbewaarder worden aangesteld als beheerder van de gelden en middelen die in
   het bezit zijn van de OAK op het moment van opschorting.
2. De schatbewaarder moet getuigen van objectiviteit, kwaliteit en bekwaamheid, en is
   bij voorkeur één van de leden van het laatste dagelijks bestuur.

Artikel 28: Einde van de opschorting

1. Wanneer de OAK na onbepaalde duur weer over voldoende bestuursleden beschikt
   om de werkzaamheden opnieuw te hervatten, zal de schatbewaarder de totale
   bewaarde fondsen van de OAK aan het nieuwe dagelijks bestuur overhandigen.

IX. Symboliek en traditie

(Oud) Artikel 29: Kleuren

1. De kleuren van de OAK zijn wit-geel-zwart, waarbij wit symbool staat voor de
   faculteit Letteren en Wijsbegeerte, geel voor de opleiding Oosterse Talen en
   Culturen en zwart voor de opleiding Afrikaanse Talen en Culturen. De
   kleurenverhouding is 1/2 wit, 1/4 geel en 1/4 zwart.

Artikel 29: Kleuren (toekomstige wijziging 2022)

1. De kleuren van de OAK zijn geel-oranje-blauw.
2. Deze kleuren staan symbool voor de zonsopgang, een universeel gebeuren, wat de
   globale samenhorigheid, over de verschillende culturen heen, belichaamt.

(Oud) Artikel 30: Wapenschild

1. Het wapenschild van de OAK heeft de vorm van een heraldisch Vlaams schild,
   horizontaal aan het hoofd en afgerond aan de voet, met een hoogtebreedteverhouding
   7/5. Het bovenste 1/7 van het wapenschild stelt een faas voor met in
   horizontale banden de clubkleuren 1/2 zilver, 1/4 goud en 1/4 sabel. De halve cirkel,
   die de onderste 5/14 inneemt, is horizontaal in twee stroken verdeeld, hetzij de
   onderste strook in sabel en de bovenste strook in zilver, met daarop de Gentse
   gouden draak, die met het hoofd naar links is afgebeeld. De rechterhelft van de
   overblijvende 7/10 rechthoek, is in zilver, met daarop de figuur van de
   “Arabindohebrajapafrikanees” in sabel, welke een voorstelling is van al onze
   vakgebieden. De verhouding 7/5 linkerhelft van het wapenschild draagt een
   klimmende leeuw in zilver op een veld in sabel, met een tong in keel, gouden kruis
   en kroon en goud geklauwd (i.e. de Gentse leeuw).

Artikel 30: Wapenschild (wijziging februari 2023)

1. Het wapenschild van de OAK heeft de vorm van een heraldisch Vlaams schild, horizontaal aan het hoofd en afgerond aan de voet, met een hoogtebreedteverhouding van 7/5.
2. In in het linkerluik staan, op een blauwe achtergrond, een theepot en lotusbloemen afgebeeld voor respectievelijk Arabistiek en Indologie. In het rechterluik met de zirkel staat een kentepatroon met oranje achtergrond symbool voor Afrikanistiek. Onderaan staat een draak afgebeeld, op een gele achtergrond, als symbool voor Sinologie.